Skip to content

EA

การสร้างข้อมูลหลัก

การสร้างข้อมูลหลัก (Master Data)

การสร้างรหัสบัญชี (Chart of Account)

Menu: Invoicing > Configuration > Chart of Accounts

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างรหัสบัญชี และกรอกข้อมูลดังนี้
- (1) Code: รหัสบัญชีที่ต้องการเพิ่มข้อมูล
- (2) Account Name: ชื่อรหัสบัญชี
- (3) Type: ประเภทของรหัสบัญชี
- (4) Allow Reconciliation: ใช้สำหรับการกระทบยอดรหัสบัญชี
หากต้องการตั้งค่าเกี่ยวกับรหัสบัญชีเพิ่มเติมให้คลิกปุ่ม Setup ระบบจะแสดงหน้าต่าง ดังนี้
- (1) Asset Profile: ใช้สำหรับรหัสบัญชีที่ต้องการผูกกับหมวดหมู่สินทรัพย์
- (2) Type: ประเภทของรหัสบัญชี
- (3) Default Taxes: ตั้งค่าเริ่มต้นให้ภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อใช้งานรหัสบัญชี
- (4) Tags: ใช้สำหรับการผูกกับงบกระแสเงินสด
- (5) Allowed Journals: หากต้องการระบุสมุดบัญชีที่ต้องการใช้งาน
- (6) Account Currency: หน่วยสกุลเงินที่ใช้สำหรับรหัสบัญชีนี้
- (7) WHT Account: ใช้เมื่อเป็นรหัสบัญชีที่เกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- (8) Deprecated: ใช้เมื่อต้องการยกเลิกใช้งานรหัสบัญชีนี้แล้ว
- (9) Allow currency revaluation: สำหรับตั้งค่า Account Code ที่ต้องการปรับปรุงมูลค่า
- (10) Centralized: ใช้เมื่อต้องการให้บัญชีแยกประเภทแสดงรายละเอียด
เมื่อกรอกและตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว บันทึกข้อมูลโดยคลิกปุ่ม Save แต่หากต้องการยกเลิกการบันทึกข้อมูลรหัสบัญชี สามารถคลิกปุ่ม Discard

การสร้างภาษีมูลค่าเพิ่ม (Taxes)

Menu: Invoicing > Configuration > Taxes

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างภาษีมูลค่าเพิ่ม และกรอกข้อมูลดังนี้
- (1) Tax Name: ชื่อของภาษีมูลค่าเพิ่ม
- (2) Tax Computation: วิธีการคำนวณ ให้เลือกเป็น Percentage of Price
- (3) Tax Type: ประเภทของภาษีมูลค่าเพิ่ม
- (4) Amount: เปอร์เซ็นต์ที่คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
- (5) Distribution for Invoices: ระบุเลขที่บัญชีที่ใช้บันทึกบัญชี
- (6) Distribution for Credit Notes: ระบุเลขที่บัญชีที่ใช้บันทึกบัญชี
หากต้องการตั้งค่าเพิ่มเติมให้คลิกที่ Advanced Options
- (1) Included in Price: สำหรับตั้งค่าการคำนวณภาษีมูลค่ารวมอยู่ในราคาต่อหน่วย
- (2) Tax Exigibility: ให้เลือกเป็น Based on Payment กรณีที่ Tax point เกิดขึ้นเมื่อมีการชำระเงิน
- (3) Cash Basis: ระบุเลขที่บัญชีที่ใช้บันทึกบัญชี
หากตั้งค่าเรียบร้อยแล้วให้คลิก Save

การสร้างภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)

Menu: Invoicing > Configuration > Withholding Tax

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างภาษีหัก ณ ที่จ่าย และกรอกข้อมูลดังนี้
- (1) Name: ชื่อของภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- (2) Personal Income Tax: ใช้กรณีที่ต้องการหัก ณ ที่จ่ายแบบ PIT
- (3) Withholding Tax Account: ระบุเลขที่บัญชีที่ใช้บันทึกบัญชี
- (4) Percent: เปอร์เซ็นต์ที่คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- (5) Default Income Tax Form: ประเภทภงด.
- (6) Default Type of Income: ประเภทเงินได้
เมื่อกรอกและตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว บันทึกข้อมูลโดยคลิกปุ่ม Save แต่หากต้องการยกเลิกการบันทึกข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่าย สามารถคลิกปุ่ม Discard

การสร้างสมุดบัญชีรายวัน (Journals)

การสร้างสมุดรายวันเพิ่มเติมนอกเหนือจากสมุดรายวันที่มีอยู่ในระบบ จะใช้สำหรับกรณีที่มีการเพิ่มบัญชีธนาคาร

Menu: Invoicing > Configuration > Journals

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างสมุดรายวัน และกรอกข้อมูลดังนี้
- (1) Journal Name: ชื่อสมุดรายวัน
- (2) Type: เลือกเป็น Bank
- (3) Operating Unit: Cost Center
- (4) Branch: สาขาทางภาษี (ถ้ามี)
- (5) Bank Account: ระบุเลขที่บัญชีที่ใช้บันทึกบัญชี
- (6) Suspense Account: บัญชีพัก ใช้ในกรณีโอนเงินระหว่างธนาคาร
- (7) Profit Account: บัญชีใส่กำไร (ถ้ามี)
- (8) Loss Account: บัญชีใส่ผลขาดทุน (ถ้ามี)
- (9) Short Code: รหัสของสมุดรายวัน
- (10) Currency: สกุลเงินของบัญชี
- (11) Account Number: เลขที่บัญชีธนาคาร
- (12) Bank Feeds: การตั้งค่าสกุลไฟล์ในการนำเข้า
กรอกข้อมูลสำหรับบัญชีพักเพิ่มเติมที่ แท็บ Incoming Payments
- (1) Outstanding Receipts Account: ระบุเลขที่บัญชีสำหรับการบันทึกฝั่งรับ
- (2) Methods: วิธีการบันทึกรับเงิน
กรอกข้อมูลสำหรับบัญชีพักเพิ่มเติมที่ แท็บ Outgoing Payments
- (1) Outstanding Payments Account: ระบุเลขที่บัญชีสำหรับการบันทึกฝั่งจ่าย
- (2) Methods: แบ่งได้ 2 ประเภท ดังนี้
  - Manual: บัญชีธนาคารออมทรัพย์
  - Checks: บัญชีธนาคารกระแสรายวัน
เมื่อกรอกและตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว บันทึกข้อมูลโดยคลิกปุ่ม Save แต่หากต้องการ ยกเลิกการบันทึกข้อมูลสมุดบัญชีรายวัน สามารถคลิกปุ่ม Discard

การแก้ไขเลขที่เช็ค

สามารถเข้าไปที่สมุดรายวันธนาคาร (Journals) เพื่อให้ระบบรันเลขที่เช็คตามสมุดเช็ค

ค้นหาสมุดรายวันธนาคารที่ต้องการเปลี่ยนเลขที่เช็ค
คลิกที่สมุดรายวันธนาคาร เพื่อเข้าสู่หน้าต่างการแก้ไขเลขที่เช็ค
ระบบจะแสดงหน้าต่างสำหรับการตั้งค่า ให้คลิกปุ่ม Edit
คลิกที่ แท็บ Outgoing Payments เพื่อแก้ไขการรันเลขที่เช็ค
- (1) Manual Numbering: ใส่เครื่องหมายถูก
- (2) Next Check Number: ใส่เลขที่เช็คที่ต้องการพิมพ์ครั้งต่อไป
- (3) Save: บันทึกข้อมูลการแก้ไข
ถ้ายังไม่ได้เพิ่ม Payment Methods Checks ต้องทำการเพิ่มขึ้นมาก่อน ตามวิธีดังนี้
- (1) คลิกปุ่ม Add a line
- (2) เลือก Checks แล้ว Manual Numbering จะปรากฎขึ้นมา

หากมีการเพิ่มสมุดรายวันธนาคาร

ให้ทำการเพิ่มการตั้งค่าที่เมนู Settings > Technical > Sequences & Identifiers > Manage Sequence Options เพื่อตั้งค่าการ Running ของเอกสาร ซึ่งสามารถทำได้ตามคู่มือ System Setting Manual

การสร้างประเภทสินทรัพย์ (Asset Profiles)

Menu: Invoicing > Configuration > Asset Profiles

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างประเภทสินทรัพย์และกรอกข้อมูลดังนี้
- (1) Name: ชื่อของประเภทสินทรัพย์
- (2) Salvage Value: ราคาซาก
- (3) Asset Groups: กลุ่มของสินทรัพย์ที่ต้องการผูกในประเภทสินทรัพย์
- (4) Create an asset by product item: ใช้สำหรับการซื้อสินทรัพย์จำนวนหลายชิ้น ระบบจะแตกบรรทัดตามจำนวน เพื่อนำไปสร้างสินทรัพย์ในทะเบียนสินทรัพย์
- (5) Transfer Journal: สมุดบัญชีสำหรับการโอนย้ายสินทรัพย์
- (6) Auto Asset Number by Sequence: สำหรับการออกเลขที่สินทรัพย์ตามประเภท
- (7) Journal: สมุดบัญชีสำหรับการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินทรัพย์
- (8) Asset Account: เลขที่บัญชีสำหรับการบันทึกสินทรัพย์
- (9) Depreciation Account: เลขที่บัญชีสำหรับการบันทึกค่าเสื่อมราคาสะสมสินทรัพย์์
- (10) Depr. Expense Account: เลขที่บัญชีสำหรับการบันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์
- (11) Plus-Value Account: เลขที่บัญชีสำหรับการบันทึกตัดจำหน่ายสินทรัพย์
- (12) Min-Value Account: เลขที่บัญชีสำหรับการบันทึกตัดจำหน่ายสินทรัพย์
- (13) Residual Value Account: เลขที่บัญชีสำหรับการบันทึกตัดจำหน่ายสินทรัพย์
- (14) Allow Reversal of journal entries:ใช้สำหรับกลับรายการค่าเสื่อมราคา
- (15) Time Method: วิธีการคิดช่วงเวลาของค่าเสื่อม
  - เลือก Number of Years or end date เป็นการคิดค่าเสื่อมตามจำนวนปีที่เลือก หรือคิดค่าเสื่อมจนถึงวันที่กำหนด (End date)
  - เลือก Number of Depreciations เป็นการคิดค่าเสื่อมตามจำนวนครั้งของการบันทึกค่าเสื่อม
- (16) Number of years:
  - ถ้าเลือก Time method แบบ Number of years or end date หมายถึงจำนวนปีในการคิดค่าเสื่อม
  - ถ้าเลือก Time method แบบ Number of depreciations หมายถึงจำนวนครั้งของการบันทึกค่าเสื่อม
- (17) Period Length: ช่วงเวลาในการคิดค่าเสื่อม ให้เลือกเป็น Month เนื่องจากต้องปิดงบการเงินทุกเดือน
- (18) Calculate by days:ใช้เมื่อต้องการคำนวณค่าเสื่อมตามจำนวนวันในเดือน
- (19) Computation Method: วิธีการคิดค่าเสื่อมราคา เลือกเป็น Linear up to Salvage เพื่อคิดค่าเสื่อมแบบเส้นตรง โดยราคามูลค่าคงเหลือสุดท้ายจะเท่ากับราคาซาก
- (20) Prorata Temporis:
  - ใส่เครื่องหมายถูก หากตัองการให้เริ่มคิดค่าเสื่อมตั้งแต่วันที่ Asset start date
  - ไม่ใส่เครื่องหมายถูก หากต้องการให้เริ่มคิดค่าเสื่อมตั้งแต่วันแรกของปี (โดยปกติเราจะไม่เลือกวิธีนี้ เพราะเป็นการคิดค่าเสื่อมย้อนหลัง)
- (21) Skip Draft State: ข้ามการสร้างสินทรัพย์ที่สถานะ Draft
เมื่อกรอกและตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว บันทึกข้อมูลโดยคลิกปุ่ม Save แต่หากต้องการยกเลิกการบันทึกข้อมูลประเภทสินทรัพย์สามารถคลิกปุ่ม Discard

การสร้างกลุ่มสินทรัพย์ (Asset Group)

การสร้างกลุ่มสินทรัพย์มีวัตถุประสงค์เพื่อนำไปใช้สำหรับการออกรายงานในทะเบียนสินทรัพย์และจะต้องนำไปผูกไว้กับหมวดหมู่สินทรัพย์ (Asset Profile) โดยมีขั้นตอนการสร้างและแก้ไขดังนี้

Menu: Invoicing > Configuration > Asset Group

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างกลุ่มสินทรัพย์ และกรอกข้อมูลดังนี้
- (1) Name: ชื่อของกลุ่มสินทรัพย์
- (2) Code: รหัสของกลุ่มสินทรัพย์
- (3) Parent Asset Group: ให้เลือกเป็น All Profile
เมื่อกรอกและตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว บันทึกข้อมูลโดยคลิกปุ่ม Save แต่หากต้องการยกเลิกการบันทึกข้อมูลกลุ่มสินทรัพย์สามารถคลิกปุ่ม Discard

การสร้างสถานะย่อยสินทรัพย์ (Asset Sub-Status)

การสร้างสถานะย่อยสินทรัพย์ มีวัตถุประสงค์เพื่อนำไปใช้สำหรับการจัดกลุ่มสถานะย่อยของสินทรัพย์โดยมีขั้นตอนการสร้างและแก้ไขดังนี้

Menu: Invoicing > Configuration > Asset Sub-Status

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างสถานะย่อยของสินทรัพย์และกรอกข้อมูลดังนี้
- (1) Name: ชื่อของกลุ่มสินทรัพย์
- (2) Note: รหัสของกลุ่มสินทรัพย์
- (3) Draft: ใช้กับของสินทรัพย์สถานะ Draft
- (4) Running: ใช้กับของสินทรัพย์สถานะ Running
- (5) Close: ใช้กับของสินทรัพย์สถานะ Close
- (6) Removed: ใช้กับของสินทรัพย์สถานะ Removed
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถบันทึกข้อมูลโดยคลิกปุ่ม Save แต่หากต้องการยกเลิกการบันทึกข้อมูลกลุ่มสินทรัพย์ สามารถคลิกปุ่ม Discard

การสร้างข้อมูลหมวดหมู่ของสินค้า (Product Categories)

Menu: Invoicing > Configuration > Product Categories

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างประเภทสินค้ากรอกข้อมูล ดังนี้
- (1) Category Name: ชื่อของประเภทสินค้า
- (2) Parent Category: เลือก Parent (ถ้ามี)
- (3) Force Removal Strategy: เลือกการจัดการสต๊อก
  - First In First Out (FIFO): การหยิบสินค้าที่เก็บเข้าคลังก่อนออกไปก่อน
  - Last In First Out (LIFO): การหยิบสินค้าที่เข้าคลังทีหลังออกไปก่อน
- (4) Allow Negative Stock: ทำเครื่องหมาย ✔ หากอนุญาตให้สต๊อกติดลบ
- (5) Costing Method: เลือกวิธีการคำนวณต้นทุน
  - Standard Price: อ้างอิงราคาต้นทุนตามที่ตั้งค่าไว้ในฟิลด์ Cost ของ Product นั้นๆ
  - First In First Out (FIFO): อ้างอิงราคาต้นทุนตามราคาที่ได้จัดซื้อ Product นั้นๆ มาตามลำดับ
  - Average Cost (AVCO): อ้างอิงราคาต้นทุนโดยเฉลี่ย
- (6) Inventory Valuation: การตีราคาสินค้าคงเหลือ
  - Manual: การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเมื่อสิ้นงวด (Periodic)
  - Automate: การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual)กรณีเลือก Automate จะต้องทำการกรอกข้อมูลที่หมายเลข (7), (10) - (13) ด้วย
- (7) Price Difference Account: เลือกบัญชีสำหรับบันทึกส่วนต่างระหว่างราคาขายบน PO กับราคาขายบน Vendor Bill เป็นฟิลด์ที่ใช้บันทึกต้นทุน Convertion Cost
- (8) Income Account: เลือกบัญชีสำหรับบันทึกรายได้
- (9) Expense Account: เลือกบัญชีสำหรับบันทึกค่าใช้จ่าย
- (10) Stock Valuation Account: รหัสบัญชีตอนรับสินค้า สำหรับให้ระบบบันทึกเข้าคลัง
- (11) Stock Journal: สมุดรายวันการเคลื่อนไหวสินค้า
- (12) Stock Input Account: บัญชีพักตอนบันทึกรับสินค้า
- (13) Stock Output Account: บัญชีพักตอนบันทึกส่งออกสินค้า
คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล และสามารถคลิกปุ่ม Edit หากต้องการแก้ไขข้อมูล

การเขียนและแก้ไขรายงาน MIS

Menu: Invoicing > Configuration > MIS Report Template

คลิกปุ่ม Edit หรือเลือกรายงานที่ต้องการแก้ไข เมื่อเข้าสู่หน้าต่างรายงาน ส่วนบนของรายงาน มีความหมายดังนี้
- (1) Name: ชื่อรายงาน
- (2) Description: คำอธิบาย
- (3) Style: รูปแบบการแสดงผล
- (4) Move Lines Source: รูปแบบการดึงข้อมูล ให้เลือกเป็น Journal Item
หากต้องการเขียนรายงานหรือเพิ่มบรรทัดใหม่ ให้คลิก Add a line
หากต้องการแก้ไขสูตรในรายงาน ให้เลือกบรรทัดที่ต้องการแก้ไข
ระบบจะแสดงหน้าต่างในการเขียนสูตรแต่ละบรรทัด สามารถตรวจสอบข้อมูลสำหรับการเขียนงบการเงินได้จาก แท็บ Expression โดยสัญลักษณ์ต่างๆ มีความหมายดังนี้
- (1) Description: คำอธิบายที่จะไปแสดงในงบการเงิน
- (2) Value type: รูปแบบของการแสดงค่าข้อมูล
  - Numeric: ตัวเลข
  - Percentage: เปอร์เซ็นต์
  - String: ตัวอักษร
- (3) Style: รูปแบบของข้อมูล เช่น ความหนาของตัวเลข และทศนิยมที่ใช้ออกรายงาน
- (4) Name: ชื่อของบรรทัด
- (5) Accumulation Method: วิธีการคำนวณ
  - Sum: รวมยอดทั้งหมด
  - Average: ถัวเฉลี่ย
  - None: ไม่ระบุวิธีการคำนวณ
- (6) Expression: ใช้สำหรับการเขียนสูตรรวมกับรหัสบัญชีที่ต้องการดึงข้อมูล
  - abs(): ให้ค่าที่อยู่ในวงเล็บเป็น + เสมอ
  - bale[]: ยอดคงเหลือปลายงวด
  - bali[]: ยอดคงเหลือต้นงวด
  - balp[]: ยอดเปลี่ยนแปลงระหว่างงวด
  - %: เอาทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วย... เช่น 4% เอาบัญชีทั้งหมดที่เริ่มต้นด้วย 4
  - debp[]: เลือกเฉพาะยอดเปลี่ยนแปลงในงวดฝั่งเดบิต
  - crdp[]: เลือกเฉพาะยอดเปลี่ยนแปลงในงวดฝั่งเครดิต

การสร้างรูปแบบรายงาน MIS

Menu: Invoicing > Configuration > MIS Report Styles

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างเงื่อนไขของรูปแบบรายงาน
- สามารถตั้งค่าในหัวข้อเกี่ยวกับ Number ได้ดังนี้
  - (1) Style name: ชื่อรูปแบบ
  - (2) Rounding inherit: การแสดงค่าทศนิยม
  - (3) Factor inherit: หน่วยนับ
    - μ : แสดงจำนวนเงินโดยคูณ 1,000,000
    - m : แสดงจำนวนเงินโดยคูณ 1,000
    - 1 : แสดงจำนวนเงินตามจริง
    - k : แสดงจำนวนเงินโดยหาร 1,000
    - M : แสดงจำนวนเงินโดยหาร 1,000,000
  - (4) Prefix Inherit : คำขึ้นต้นจำนวนเงินที่แสดง
  - (5) Suffix Inherit : คำลงท้ายจำนวนเงินที่แสดง
- สามารถตั้งค่าในหัวข้อเกี่ยวกับ Color ได้ดังนี้
  - Color Inherit : สีตัวอักษร
  - Background Color Inherit : สีพื้นหลัง
- สามารถตั้งค่าในหัวข้อเกี่ยวกับ Font ได้ดังนี้
  - (1) Font Style Inherit:
    - Normal : ตัวอักษรปกติ
    - Italic : ตัวอักษรเอียง
  - (2) Font Weight Inherit:
    - Normal : ตัวอักษรปกติ
    - Bold : ตัวอักษรหนา
  - (3) Font Size Inherit: ขนาดตัวอักษร
- สามารถตั้งค่าเกี่ยวกับ Indent Level Inherit เพื่อแสดงขอมูลเป็นลำดับขั้น
- สามารถตั้งค่าในหัวข้อเกี่ยวกับ Visibility ได้ดังนี้
  - (1) Hide Empty Inherit : ไม่แสดงเมื่อรายการนั้นไม่มีมูลค่า
  - (2) Hide Always Inherit : ไม่แสดงรายการนั้นตลอด
คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก

End.