Skip to content

การบันทึกค่าใช้จ่ายและตั้งหนี้เจ้าหนี้

Menu: Invoicing > Vendors > Bills

การตั้งหนี้เมื่อได้รับค่าจากระบบ WAMS

การตั้งหนี้เป็นขั้นตอนหลังจากที่ได้รับวางบิล และตรวจสอบข้อมูลจาก WAMS เรียบร้อยแล้ว จึงสร้างเอกสาร Vendor Bill สถานะ Draft ส่งให้ฝ่ายบัญชีทำการบันทึกบัญชี ซึ่งมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

  1. เพื่อความสะดวกในการหาเอกสาร สามารถทำได้ดังนี้

    • (1) คลิกปุ่ม Filter
    • (2) เลือก Draft เพื่อกรองเอกสารที่มีสถานะ Draft

  2. ตรวจสอบข้อมูลที่ Header (ส่วนบนเอกสาร) ดังนี้

    • (1) Vendor: ชื่อของคู่ค้า
    • (2) Bill Reference: กรอกเลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าเพื่ออ้างอิง (ถ้ามี)
    • (3) Payment Reference: กรอกเลขที่เอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
    • (4) Recipient Bank: เลขที่บัญชีธนาคารของคู่ค้า
    • (5) Petty Cash: ใช้ในกรณีเติมเงินสดย่อย
    • (6) Auto-Complete: สามารถเลือกเลขที่ PO เพื่อให้ระบช่วยดึงข้อมูลมากรอกให้ที่ Tab Invoice Lines
    • (7) Bill Date: วันที่ตามใบแจ้งหนี้
    • (8) Accounting Date: วันที่ลงบัญชี
    • (9) Due date: วันครบกำหนดชำระเงิน
    • (10) Journal: ประเภทของสมุดรายวัน
    • (11) Currency: สกุลเงิน
    • (12) Branch: สาขา

    กรณีต้องการบันทึกบัญชีตาม Fix Currency Rate

    หากเลือกสกุลเงินต่างประเทศ ระบบจะแสดง Field Manual Currency สำหรับรายการใดที่ต้องการบันทึกอัตราแลกเปลี่ยนคงที่ ให้ทำการติ๊กและระบุ Rate ที่ต้องการบันทึก

  3. Tab Invoice Lines ระบบจะดึงข้อมูลจาก Purchase Order ให้ตรวจสอบรายละเอียดดังนี้

    • (1) Product: สินค้า
    • (2) Label: คำอธิบายรายการ หากเป็นการบันทึกสินทรัพย์ ระบบจะนำข้อมูลในช่องนี้เป็นชื่อตั้งต้นของสินทรัพย์
    • (3) Account: รหัสบัญชี
    • (4) Analytic Account: Project
    • (5) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI
    • (6) Asset Profile: ประเภทของสินทรัพย์ (กรณีมีการเลือกรหัสบัญชีที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์)
    • (7) Quantity: จำนวน
    • (8) UoM: หน่วย
    • (9) Price: ราคาต่อหน่วย
    • (10) Taxes: ประเภท VAT
    • (11) WHT: ประเภทของภาษีหัก ณ ที่จ่าย
    • (12) Subtotal: ยอดรวมรายบรรทัด

  4. Tab Journal Items ระบบจะแสดงคู่บัญชี ซึ่งดึงมาจาก Product หรือ Account ที่เลือกในแต่ละบรรทัดของ Invoice Line

  5. Tab Tax invoice จะแสดงเมื่อมีการเลือก Taxes เป็นภาษีซื้อ (Input VAT) ซึ่งจะต้องกรอกข้อมูลดังนี้

    • (1) Tax Invoice Number: เลขที่ใบกำกับภาษี
    • (2) Tax Invoice Date: วันที่ในใบกำกับภาษี
    • (3) Tax Base: ยอดเงินก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม
    • (4) Tax Amount: ภาษีมูลค่าเพิ่ม
    • (5) Split: ใช้สำหรับกรณีที่มีใบกำกับภาษีหลายใบ สามารถกด Split เพื่อเพิ่มเอกสาร
    • (6) Branch: สาขา

  6. Terms and Conditions: คำอธิบายการ

  7. กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลและตรวจทาน หากต้องการแก้ไขข้อมูลอีกครั้ง ให้กดปุ่ม Edit เพื่อแก้ไข

  1. กดปุ่ม Confirm เพื่อบันทึกบัญชี สถานะเอกสารจะเปลี่ยนจาก Draft เป็น Posted

  2. หากเป็นกรณีที่เป็นการบันทึกครุภัณฑ์ จะปรากฏปุ่ม Smart button "Asset"

หากต้องการแก้ไขการบันทึกบัญชี

เมื่อสถานะของเอกสารตั้งหนี้เปลี่ยนเป็น Posted แล้ว หากต้องการย้อนกลับสถานะ เพื่อแก้ไขให้คลิกที่ปุ่ม Reset to draft

การตั้งหนี้เมื่อไม่ได้รับค่าจากระบบ WAMS

  1. กด Create เพื่อสร้างเอกสาร

  2. คลิกที่ Auto-Complete เพื่อนำข้อมูลจาก PO มาบันทึกบัญชี ซึ่งระบบจะดึงจำนวนได้รับสินค้ามาจากเอกสารรับสินค้าที่เชื่อมโยงกับ PO

  3. เมื่อเลือก PO เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลที่ Invoice line ดังรูป

  4. จากนั้นสามารถทำงานตามขั้นตอนของหัวข้อ การตั้งหนี้เมื่อได้รับค่าจากระบบ WAMS

เงินมัดจำ (Deposit)

Note

สามารถเข้ามาดำเนินการได้ทั้งฝ่ายบัญชีและจัดซื้อ แต่ปัจจุบันจะเป็น หน้าที่ของฝ่ายบัญชี

การบันทึกเงินมัดจำ

ถ้าเอกสาร Purchase Order มีเงินมัดจำที่ต้องจ่ายก่อนรับของ สามารถดำเนินการได้ดังนี้

  1. เข้าไปในเอกสาร PO ที่ต้องการจ่ายเงินมัดจำ โดยสามารถ Filter เอกสารที่อยู่ในสถานะ Nothing to Bills

  2. กดปุ่ม Register Deposit เพื่อสร้างเอกสารการจ่ายเงินมัดจำก่อนรับของ

  3. ระบบจะแสดงหน้าต่างให้กรอกข้อมูลรายละเอียดเงินมัดจำ โดยเลือกได้ว่าจะวางเงินมัดจำเป็นยอดรวม amount หรือยอดร้อยละ % แล้วกรอกจำนวนเงินมัดจำลงในช่อง Deposit Payment Amount

    จาหนั้นกดปุ่ม Create and View Bills

  4. ระบบจะสร้างเอกสาร deposit ฉบับร่างส่งไปให้ฝ่ายบัญชี พิจารณาบันทึกบัญชี

  5. เมื่อกลับมาที่หน้าต่างเอกสาร PO ตรง line item จะเห็นว่ามีบรรทัด Deposit Payment เพิ่มขึ้นมา 1 บรรทัด

การบันทึกล้างเงินมัดจำ

เมื่อต้องการล้างเงินมัดจำสามารถดำเนินการได้ตามด้านล่าง

  1. เข้ามาที่เอกสาร PO ที่ต้องการบันทึกล้างเงินมัดจำ

  2. กดปุ่ม Create Bill

  3. ระบบจะแสดงหน้าต่างตามด้านล่าง

    • (1) Propotionl Return: ล้างเงินมัดจำตามสัดส่วนจำนวนของที่รับ
    • (2) Full Return: ล้างเงินมัดจำเต็มจำนวน
    • กดปุ่ม Create and View bill

  4. ระบบจะแสดงเอกสารบันทึกล้างเงินมัดจำสถานะ Draft

    • ในบรรทัดของ Purchase Deposit ระบบจะทยอยล้างเงินมัดจำ ก้อนที่บันทึกไปในตอนแรก ตามสัดส่วนจำนวนของที่รับเข้ามาในระบบ
    • จากตัวอย่าง รับของและออก Bill ตามภาพ
    • (1) 10,000/34,000 = 0.2941
    • (2) 1,000/34,000 = 0.0294
    • (3) หักคืน Deposit 1,088 บาท (Qty = -0.32)
    • (4) เมื่อกลับไปที่หน้า PO Quantity ที่แสดงยอดเงินมัดจำที่เหลืออยู่จะเท่ากับ 1-0.34 = 0.68

  5. กดปุ่ม Confirm เพื่อยืนยันการบันทึกบัญชี

End.