การบันทึกลดหนี้เจ้าหนี้

การลดหนี้จากเอกสารที่ตั้งหนี้

Menu: Invoicing > Vendors > Bills

1. การสร้างใบลดหนี้ สามารถสร้างได้จากหน้าเอกสารตั้งหนี้เจ้าหนี้ โดยการคลิกปุ่ม Add Credit Note ระบบจะแสดงหน้าสำหรับการสร้างใบลดหนี้ มีความหมายดังนี้

   • (1) Partial Refund: ลดหนี้บางส่วน
   • (2) Full Refund: ลดหนี้ทั้งหมด ใช้ในกรณีที่ต้องการกลับรายการ เอกสารตั้งหนี้เจ้าหนี้ (Vendor Bills) ทันที
   • (3) Full refund and new draft invoice: ลดหนี้ทั้งหมด สร้างเอกสารตั้งหนี้เจ้าหนี้ (Vendor Bills) ทันที
   • (4) Reason: เหตุผลการลดหนี้
   • (5) Specific: ระบุวันที่บันทึกบัญชี
   • (6) Journal Entry Date: ไม่ระบุวันที่บันทึกบัญชี โดยระบบจะดึงจากวันที่บันทึกบัญชีของเอกสารที่ตั้งหนี้เจ้าหนี้ไว้
   • (7) Use Specific Journal: สมุดรายวันที่ใช้บันทึก
   • (8) Refund Date: วันที่บันทึกบัญชี

2. ระบบจะสร้างเอกสารลดหนี้ให้อัตโนมัติ หากเลือกแบบ Partial Refund: ลดหนี้บางส่วน

   • (1) คลิก Edit เพื่อแก้ไขจำนวนที่ต้องการลดหนี้
   • (2) คลิกปุ่ม Confirm เพื่อลงบันทึกบัญชี
   • (3) ด้านล่างเอกสาร จะมีปุ่ม Add ให้จับคู่กับเอกสารที่ตั้งหนี้ เพื่อลดหนี้

3. หากเลือกแบบ Full Refund: ลดหนี้ทั้งหมด สถานะเอกสารตั้งหนี้ (Vendor Bills) จะเปลี่ยนเป็น Resersed แล้วระบบจะบันทึกเอกสารลดหนี้ให้เป็น Posted อัตโนมัติ

4. หากเลือกแบบ Full refund and new draft invoice: ลดหนี้ทั้งหมด ระบบจะสร้างเอกสารลดหนี้และจับคู่เอกสารตั้งหนี้เจ้าหนี้เพื่อกลับรายการ จากนั้นสร้างเอกสารสำหรับตั้งเจ้าหนี้ที่มีสถานะ Draft ใหม่อีกครั้งในทันที

---

การสร้างเอการลดหนี้

Menu: Invoicing > Vendors > Refunds

1. คลิก Create เพื่อสร้างเอกสาร

2. กรอกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องบน Header ของเอกสารดังนี้

   • (1) Vendor: เลือกคู่ค้า
   • (2) Bill Reference: กรอกเลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าเพื่ออ้างอิง (ถ้ามี)
   • (3) Bill Date: วันที่ตามเอกสารใบแจ้งหนี้
   • (4) Accounting Date: วันที่ลงบันทึกบัญชี
   • (5) Due Date: วันที่ครบกำหนดชำระเงิน หรือ เงื่อนไขการชำระเงิน
   • (6) Journal: ประเภทของสมุดรายวัน ซึ่งจะกำหนดค่าเริ่มต้นเป็น Vendor Bills
   • (7) Due Date: วันครบกำหนดชำระเงิน
   • (8) Journal: สมุดรายวัน
   • (9) Currency: สกุลเงิน
   • (10) Branch: สาขา

3. คลิกปุ่ม Add a line เพื่อเพิ่มรายการ

   • (1) Product: สินค้า
   • (2) Label: ข้อความเพิ่มเติม หรือคำอธิบายรายการ
   • (3) Account: รหัสบัญชี
   • (4) Analytic Account ชื่อโครงการหรือชื่อหน่วยงานที่ต้องการใช้งบประมาณ
   • (5) Analytic Tags: ข้อมูลกลุ่มงบประมาณ แผนงาน ประเภทงบประมาณ
   • (6) Quantity: ปริมาณ
   • (7) Price: ราคาต่อหน่วย

4. คลิกที่ แท็บ Journal items เพื่อตรวจสอบการลงบันทึกบัญชี

5. คลิกปุ่ม Save สถานะของเอกสารจะเป็น Draft อยู่ หากต้องการแก้ไขข้อมูล ให้ที่คลิกปุ่ม Edit

6. ตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่ม Confirm เพื่อลงบัญชี สถานะจะเปลี่ยนเป็น Posted

7. หากต้องการลดหนี้เจ้าหนี้สามารถคลิก Add ด้านล่างเอกสาร

8. หากต้องการรับเงินสามารถคลิก Register Payment ตามหัวข้อการบันทึกรับชำระเงิน

End.

---