การเติมวงเงินสดย่อย (Petty Cash)

การดูรายงานเงินสดย่อย

Menu: Invoicing > Vendors > Employee Expenses

คลิกกากบาท เพื่อล้างการ Filters เริ่มต้นของระบบ
คลิกปุ่ม Filters เลือก Petty Cash เพื่อกรองเอกสารเบิกเงินสดย่อย
คลิกปุ่ม Filters เลือก Accounting Date เพื่อกรองรอบวันที่การเบิกเงินสดย่อย
- (1) Accounting Date: หัวข้อที่ใช้กรอง
- (2) is between: เงื่อนไขการกรอง
- (3) วันที่เริ่มต้น
- (4) วันที่สุดสิ้น
คลิกปุ่ม Filters เลือก Payment Status เพื่อกรองสถานะการตัดเงินสดย่ออยของผู้ถือเงินสดย่อย
- (1) Payment Status: หัวข้อที่ใช้กรอง
- (2) is : เงื่อนไขการกรอง
- (3) Paid: สถานะการจ่าย
คลิกปุ่ม Group By เลือก Petty Cash Holder

วิธีเช็ควงเงินคงเหลือ

ไปที่เมนู Invoicing > Accounting > Petty Cash ระบบจะแสดงหน้าต่างเงินสดย่อยตามรายชื่อผู้ถือเงินสดย่อยดังรูป

วิธีการบันทึกเติมวงเงินสดย่อย

Menu: Invoicing > Vendors > Bills

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างเอกสาร
กรอกข้อมูลที่ Header (ส่วนบนเอกสาร) ดังนี้
- (1) Vendor: ชื่อของผู้ถือเงินสดย่อย
- (2) Bill Reference: กรอกเลขที่เอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
- (3) Payment Reference: เอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
- (4) Recipient Bank: เลขที่บัญชีธนาคารของคู่ค้า
- (5) Petty Cash: ให้ติ๊กเพื่อเติมเงินสดย่อย
- (6) Auto-Complete: สามารถเลือกเลขที่ PO เพื่อให้ระบช่วยดึงข้อมูลมากรอกให้ที่ Tab Invoice Lines
- (7) Bill Date: วันที่ตามใบแจ้งหนี้
- (8) Accounting Date: วันที่ลงบัญชี
- (9) Due date: วันครบกำหนดชำระเงิน
- (10) Journal: ประเภทของสมุดรายวัน
- (11) Currency: สกุลเงิน
- (12) Branch: สาขา
Tab Invoice Lines ระบบจะดึงข้อมูลจาก Petty Cash ให้ตรวจสอบรายละเอียดดังนี้
- (1) Product: สินค้า
- (2) Label: คำอธิบายรายการ หากเป็นการบันทึกสินทรัพย์ ระบบจะนำข้อมูลในช่องนี้เป็นชื่อตั้งต้นของสินทรัพย์
- (3) Account: รหัสบัญชี
- (4) Analytic Account: Dimension ระบุข้อมูล Product Line
- (5) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล BOI
- (6) Asset Profile: ประเภทของสินทรัพย์ (กรณีมีการเลือกรหัสบัญชีที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์)
- (7) Quantity: จำนวน
- (8) UoM: หน่วย
- (9) Price: ราคาต่อหน่วย
- (10) Taxes: ประเภท VAT
- (11) WHT: ประเภทของภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- (12) Subtotal: ยอดรวมรายบรรทัด
Tab Journal Items ระบบจะแสดงคู่บัญชี ซึ่งดึงมาจาก Product หรือ Account ที่เลือกในแต่ละบรรทัดของ Invoice Line
Terms and Conditions: คำอธิบายการ
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลและตรวจทาน หากต้องการแก้ไขข้อมูลอีกครั้ง ให้กดปุ่ม Edit เพื่อแก้ไข
กดปุ่ม Confirm เพื่อบันทึกบัญชี สถานะเอกสารจะเปลี่ยนจาก Draft เป็น Posted
จากนั้นระบบจะแสดงปุ่ม Register Payment เพื่อให้ดำเนินการจ่ายเงินในลำดับต่อไป

การเพิ่มชื่อผู้ถือเงินสดย่อย

Menu: Invoicing > Accounting > Petty Cash

คลิกปุ่ม Create
ระบบจะแสดงหน้าต่างสำหรับการเพิ่มผู้ถือเงินสดย่อย สามารถกรอกข้อมูลได้ดังนี้
- (1) Petty Cash Holder: ชื่อผู้ถือเงินสดย่อย
- (2) Petty Cash Account: รหัสบัญชีสำหรับบันทึกเงินสดย่อย
- (3) Journal: สมุดรายวันที่ใช้ในการบันทึก (ไม่ต้องกรอก)
- (4) Analytic Account: Project
- (5) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI
- (6) Max Limit: กำหนดวงเงิน

End.