การบันทึกเอกสารเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย (Clear Advance)

เมื่อเอกสารเคลียร์เงินยืมทดรองจ่ายที่จัดทำโดยพนักงานได้รับการอนุมัติแล้ว ทางบัญชีจะต้องทำการตรวจสอบเพื่อลงบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายและล้างลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่าย

วิธีการบันทึกเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย

Menu :: Invoicing > Vendors > Employee Expenses

1. Filter เลือกเอกสารที่มีเงื่อนไขเป็น To Post และ Clearing ซึ่งมีสถานะเอกสารเป็น Approved

2. เลือกเอกสารที่ต้องการตรวจสอบเพื่อลงบันทึกบัญชี

3. ตรวจสอบเอกสารประกอบโดยคลิกที่ smart button "Documents"

4. ตรวจสอบการอนุมัติได้ที่ปุ่ม Review และ Tab WAMS Information

5. ตรวจสอบรายละเอียดค่าใช้จ่ายในแต่ละบรรทัด

   • (1) Description: คำอธิบายรายการของค่าใช้จ่าย
   • (2) Product: เลือกตามค่าใช้จ่าย
   • (3) Unit Price: ราคาต่อหน่วย
   • (4) Quantity: จำนวนหน่วย
   • (5) Taxes: เลือกประเภทของ VAT ว่าเป็น Include หรือ Exclude
   • (6) WHT: เลือกประเภทของภาษีหัก ณ ที่จ่าย
   • (7) Price Tax: ใช้สำหรับแก้ไขมูลค่า VAT
   • (8) Vendor: ชื่อคู่ค้าตามใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ (จะขึ้นเมื่อใส่ข้อมูล Taxes หรือ WHT)
   • (9) Vendor Tax Branch: สาขาของคู่ค้า
   • (10) Bill Reference: เลขที่เอกสารใบวางบิล หรือใบเสร็จ
   • (11) Expense Date: วันที่ตามเอกสารใบวางบิล หรือใบเสร็จ
   • (12) Analytic Account: Project
   • (13) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI
   • (14) Employee: ชื่อของพนักงานผู้เบิกค่าใช้จ่าย
   • (15) Paid By:
     • เลือก Employee (to reimburse) กรณีจ่ายคืนพนักงาน เนื่องจากพนักงานสำรองเงินของตนออกไปก่อน
     • เลือก Company กรณีสร้างใบเบิกแบบวางบิลคู่ค้า เนื่องจากต้องการให้ฝ่ายบัญชีจ่ายตรงไปที่ Vendor
   • (16) Notes: สำหรับหมายเหตุเพิ่มเติม

6. หากต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิก Edit

7. หากต้องการให้วันที่บันทึกบัญชีไม่ใช่วันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้ที่ Accounting Date ให้ระบุวันที่ก่อนคลิก Post Journal Entries

8. เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Save

9. หากพนักงานบัญชีต้องการให้ผู้ขอเบิกเป็นคนแก้ไขเอกสารให้คลิกปุ่ม Refuse เพื่อทำการปฏิเสธเอกสาร สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Refused

   

10. ระบบจะแสดงหน้าต่างให้ใส่เหตุผลในการปฏิเสธเอกสาร เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยคลิกปุ่ม Refuse

    

11. เมื่อข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ให้คลิก Post Journal Entries เพื่อลงบันทึกบัญชี เอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็น Posted สามารถดูคู่บัญชีที่ Posted ได้โดยคลิกปุ่ม Journal Entry

12. ระบบจะแสดงหน้าต่างที่บันทึกคู่บัญชี Debit Credit ตามด้านล่าง

---

กรณีเคลียร์เงินยืมมากกว่าจำนวนที่ยืม

หลังจากคลิกปุ่ม Post Journal Entries ระบบจะยังแสดงมูลค่าที่เคลียร์เกินจากยอดเงินยืมในช่อง Amount Due เพื่อแสดงจำนวนเงินที่ต้องจ่ายคืนผู้ขอยืม หากเอกสารเคลียร์เงินยืมทดรองจ่ายมีการหัก ภาษี ณ ที่จ่าย สามารถจัดลำดับการทำงานได้ ดังนี้

1. การบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย และออกหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย
2. การจ่ายชำระเงินส่วนเกินคืนพนักงาน

ขั้นตอนการบันทึกและออกหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย สามารถทำได้ดังนี้

Menu :: Invoicing > Vendors > Employee Expenses

1. คลิกปุ่ม Create Withholding Tax JV ที่หน้าของเอกสารเคลียร์เงินยืม(CAV)

2. ระบบจะพาไปยังหน้าต่าง Journal Voucher และสร้างคู่บัญชีให้อัตโนมัติ

3. หากต้องการแก้ไข Journal Voucher สามารถคลิกปุ่ม Edit เพื่อแก้ไข

4. เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คลิก Post เพื่อบันทึกบัญชี

5. ระบบจะขึ้นแจ้งเตือนว่ามีรายการ Withholding Tax เกิดขึ้น แต่ยังไม่ได้สร้างหนังสือรับรอง

6. คลิก Edit กรอกข้อมูลที่ Tab Withholding Moves ดังนี้

   • (1) Type of Income
   • (2) Income Description

7. คลิก Save เพื่อบันทึกข้อมูล

8. คลิก Create withholding Tax cert. เพื่อร่างหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย

9. คลิกปุ่ม Show withholding Tax certs หรือ Smart button WHT Certs ระบบจะพาไปยังรายการหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ร่างไว้

10. เลือกรายการหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการออก

11. คลิกปุ่ม Edit และเลือก Income Tax form

12. คลิกปุ่ม Done เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

13. คลิกปุ่ม Print และเลือก WHT Certificates (pdf) เพื่อพิมพ์หนังสือรับรอง

ขั้นตอนการจ่ายชำระเงินส่วนเกินคืนพนักงาน สามารถทำได้ดังนี้

Menu :: Invoicing > Vendors > Employee Expenses

1. เลือก Filter เอกสารที่เป็น Clearing และ To pay ระบบจะแสดงเอกสารเคลียร์เงินยืม (CAV) ที่มียอดคงค้างเจ้าหนี้พนักงานที่บัญชีต้องทำจ่ายคืน คลิกเข้าไปในเอกสารที่ต้องการ

2. ระบบจะแสดงยอด Amount due ที่ด้านล่างขวาของเอกสาร ซึ่งเป็นยอดที่ต้องจ่ายคืนพนักงาน

3. ระบบจะแสดงปุ่ม Register Payment ขึ้นมาให้สำหรับฝ่ายการเงินจ่ายชำระเงินเพิ่มให้พนักงานสำหรับส่วนที่พนักงานใช้เกินเงินที่ขอยืมไป

4. หน้าต่าง Register Payment จะปรากฏขึ้น ให้กรอกข้อมูลตาม Field ต่างๆ ดังนี้

   • (1) Journal: สมุดรายวันของธนาคารที่ต้องการทำจ่าย
   • (2) Payment Method: วิธีการชำระเงิน
   • (3) Recipient Bank Account: เลขที่บัญชีของผู้รับเงิน โดยระบบจะดึงข้อมูลจาก Master data ของ Employee
   • (4) Amount: จำนวนเงินที่จ่าย ซึ่งระบบจะกำหนดค่าเริ่มต้นของยอดเงินตามเอกสาร
   • (5) Payment date: วันที่จ่ายชำระเงิน
   • (6) Memo: คำอธิบายรายการบน PV
   • (7) Bank Payment Exported: สถานะของการโอนเงิน ใช้ในกรณีที่จ่ายเป็น Pay-in

5. เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Create Payment เพื่อบันทึกจ่ายชำระเงิน

6. หลังจากบันทึกจ่ายชำระเงิน เอกสารเคลียร์เงินยืม จะแสดงแถบ Paid และเปลี่ยนสถานะเป็น Done

---

กรณีเคลียร์เงินยืมน้อยกว่าจำนวนที่ยืม

หลังจากคลิกปุ่ม Post Journal Entries ระบบจะยังแสดงมูลค่า Advance Remaining ที่เหลืออยู่ เนื่องจากยังเคลียร์เงินยืมไม่หมด หรือเคลียร์เงินยืมน้อยกว่าจำนวนเงินที่ยืมไป ซึ่งพนักงานบัญชี/การเงิน จะต้องทำการรับคืนเงินยืม (Return Advance) วิธีตามด้านล่างดังนี้

1. ค้นหาด้วยการกรองเอกสารที่ยังเคลียร์เงินยืมไม่หมด โดย filter Advance (not cleared)

2. เลือกเอกสารที่ต้องการคืนเงินยืม และคลิกปุ่ม Return Advance

3. ระบบจะขึ้นหน้าต่าง Register Payment ให้กรอกรายละเอียดต่างๆดังนี้

   • (1) Journal: สมุดรายวันของธนาคารที่ได้รับเงิน
   • (2) Recipient Bank Account: เลขที่บัญชีของผู้โอนเงินให้แก่สำนักงาน โดยระบบจะดึงข้อมูลจาก Master data ของ Employee
   • (3) Amount: จำนวนเงินที่ได้รับ
   • (4) Payment date: วันที่ที่ได้รับเงิน
   • (5) Memo: คำอธิบายรายของใบสำคัญรับเงิน (RV)
   • (6) Bank Payment Exported: สถานะของการโอนเงิน ใช้ในกรณีที่จ่ายเป็น Pay-in

4. เมื่อฝ่ายการเงินรับชำระเงินผ่านกระบวนการรับชำระเงินเรียบร้อยแล้ว เอกสารจะแสดงแถบ Paid และเปลี่ยนสถานะเป็น Done ช่อง Amount to clear จะเท่ากับ 0

   

End.

---