การบันทึกเกี่ยวกับรายการรับล่วงหน้า/จ่ายล่วงหน้า (Spread Costs/Revenues)

การบันทึกเกี่ยวกับรายการรับล่วงหน้า/จ่ายล่วงหน้า

1. กดปุ่มลูกศรที่หน้า Vendor Bills/Customer Invoices ที่มีสถานะ draft

   

2. ระบบจะโชว์หน้าต่างการกำหนดค่าในการปรับปรุงรายการ ให้ตรวจสอบและใส่ข้อมูลตาม Field ดังนี้

   • (1) Invoice Type: ประเภทสมุดรายวันของเอกสารตั้งต้น
   • (2) Journal Entry: เอกสารตั้งต้น
   • (3) Invoice line: บรรทัดจากเอกสารตั้งต้นที่จะสร้างรายการค้างจ่าย
   • (4) Spread Action Type: เลือก Create new spreadbroad
   • (5) Use invoice line account: ติ๊กเพื่อให้ระบุรหัสบัญชีสำหรับบันทึกบัญชี
   • (6) Balance sheet account/Spread account: บัญชีที่บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
   • (7) Expense/revenue account: บัญชีที่บันทึกตอนกลับรายการค้างจ่าย
   • (8) Spread Journal: สมุดรายวันสำหรับบันทึกกลับรายการค้างจ่าย

3. กด Confirm เพื่อสร้าง Spread board

4. ระบบจะสร้างหน้าต่าง Spread board ให้ตรวจสอบข้อมูลดังนี้

   • (1) Spread Broad name: ตั้งชื่อรูปแบบการกลับรายการ เช่น รับรู้ค่าเบี้ยประกันภัยจ่ายล่วงหน้า
   • (2) Debit Account: บัญชีจะถูกบันทึกฝั่ง Debit
   • (3) Credit Account: บัญชีที่จะถูกบันทึกฝั่ง Credit
   • (4) Jounral Entry: เอกสารตั้งหนี้ (Vendor Bills)
   • (5) Invoice line:อ้างอิงตามบรรทัดที่อยู่ในหน้าตั้งหนี้
   • (6) Total Amount: ยอดรวมที่จะถูกกลับรายการ
   • (7) Auto-post lines: ติ๊กสำหรับกรณีที่ต้องการให้ระบบบัญชีกลับรายการอัตโนมัติทุกสิ้นเดือน
   • (8) Number of Repetitions: จำนวนครั้งที่กลับรายการ
   • (9) Period Type: หน่วยของจำนวนในการกลับรายการ
   • (10) Start date: วันที่เริ่มคำนวณเพื่อบันทึกกลับรายการค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
   • (11) Jounral: สมุดรายวันในการลงบันทึกบัญชี
   • (12) Create Entry As: ประเภทของวิธีการบันทึกให้เลือกเป็น Jounral Entry
   • (13) Calculate by days: ติ๊ก เมื่อต้องการให้ระบบคำนวณตามจำนวนวันในเดือนนั้นๆที่กลับรายการ

5. Tab Details ระบบจะแสดงข้อมูลเพิ่มเติมดังนี้

   • (1) Operating Unit: แผนก
   • (2) Currency: สกุลเงิน
   • (3) Analytic Account: Project
   • (4) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI

6. เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กด Save เพื่อบันทึกข้อมูล

7. กด Recalculated unposted lines เพื่อคำนวณการกลับรายการ

8. หากต้องการลงบัญชีแบบ manual สามารถกด create move เพื่อบันทึกบัญชี

หากมีการตั้งค่า Spread Templates

ระบบจะทำการสร้าง Spread Link ให้อัตโนมัติ โดยดูจาก Account Code ที่ใช้ในการบันทึกบัญชี เมื่อตรงกับ Template ลูกศรที่หน้าต่างการตั้งหนี้ (Vendor Bill) จะเปลี่ยนเป็นสีเขียวดังรูป

End.

---