การจัดการสินทรัพย์

การบันทึกสินทรัพย์

เมื่อมีการจัดซื้อสินทรัพย์และทำการตั้งหนี้แล้ว ระบบจะสร้างข้อมูลสินทรัพย์ สถานะ Draft ให้อัตโนมัติ สามารถดูข้อมูลสินทรัพย์ได้จากปุ่ม Smart Button "Asset" หน้า Invoice หรือดำเนินการดังนี้

Menu: Invoicing > Assets > Assets

1. เลือก Filter เป็น Draft เพื่อกรองการค้นหารายการสินทรัพย์ที่ยังมีสถานะเป็น Draft

2. เลือกรายการสินทรัพย์ที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลส่วนบนของสินทรัพย์

   • (1) Asset Name: ชื่อของสินทรัพย์ โดยระบบจะดึงค่าเริ่มต้นจาก Field Label บน Vendor Bill สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงชื่อได้ตามความเหมาะสม
   • (2) Asset Number: เลขที่สินทรัพย์ ระบบจะสร้างให้อัตโนมัติ
   • (3) Reference: เลขที่อ้างอิงเอกสารตั้งหนี้
   • (4) Depreciation Base: มูลค่าที่สามารถนําไปคํานวณค่าเสื่อมราคา
   • (5) Residual Value: ราคามูลค่าคงเหลือของสินทรัพย์
   • (6) Purchase Order: อ้างอิงเลขที่เอกสารสั่งซื้อ
   • (7) Operation Unit: ฝ่าย
   • (8) Depreciated Value: มูลค่าของค่าเสื่อมสะสมที่บันทึกบัญชีไปแล้ว
   • (9) Depreciation Rate: อัตราการคิดค่าเสื่อม (%)
   • (10) ใส่รูปสินทรัพย์

   

3. ตรวจสอบข้อมูลที่ แท็บ General

   • (1) Purchase Value: มูลค่าของสินทรัพย์
   • (2) Asset Start date: วันที่เริ่มคิดค่าเสื่อม ระบบจะดึงข้อมูลจากวันที่ตรวจรับ
   • (3) Sub Status: สถานะย่อยของสินทรัพย์
   • (4) Salvage Value: ราคาซาก
   • (5) Asset Removal Date: วันที่ทำการตัดจำหน่ายสินทรัพย์
   • (6) Asset Profile: หมวดหมู่ของสินทรัพย์
   • (7) Asset Groups: กลุ่มของสินทรัพย์
   • (8) Analytic Account ชื่อโครงการหรือชื่อหน่วยงานที่ต้องการใช้งบประมาณ
   • (9) Parent Asset: การจัดชุดย่อยของหมวดหมู่สินทรัพย์
   • (10) Partner: ชื่อ Vendor
   • (11) Analytic tags: ข้อมูลกลุ่มงบประมาณ แผนงาน ประเภทงบประมาณ
   • (12) Time Method: วิธีการคิดช่วงเวลาของค่าเสื่อม ให้เลือก Number of Years or end date เป็นการคิดค่าเสื่อมตามจำนวนปีที่เลือก หรือคิดค่าเสื่อมจนถึงวันที่กำหนด
   • (13) Number of Years: จะหมายถึงจำนวนปีในการคิดค่าเสื่อม ให้ระบุตามจำนวนปีที่คิดค่าเสื่อม
   • (14) Period Length: ช่วงเวลาในการคิดค่าเสื่อม ให้เลือกเป็น Month เนื่องจากต้องปิดงบการเงินทุกเดือน
   • (15) Ending Date: ใส่วันที่ที่ต้องการให้สิ้นสุดการคิดค่าเสื่อม (ถ้ามี)
   • (16) Calculate by days: คลิกเมื่อต้องการคำนวณค่าเสื่อมตามจำนวนวันในเดือน
   • (17) Computation Method: วิธีการคิดค่าเสื่อมราคา เลือกเป็น Linear up to Salvage คิดค่าเสื่อมแบบเส้นตรง
   • (18) Prorata Temporis:
     • (1) คลิก หากต้องการให้เริ่มคิดค่าเสื่อมตั้งแต่วันที่ Asset start date
     • (2) ไม่คลิก หากต้องการให้เริ่มคิดค่าเสื่อมตั้งแต่วันแรกของปี (โดยปกติเราจะไม่เลือกวิธีนี้ เพราะเป็นการคิดค่าเสื่อมย้อนหลัง)
   • (19) Accumulate missed depreciations: คลิกเพื่อให้ระบบนำค่าเสื่อมของรอบบัญชีที่ปิดงวดไปรวมกับงวดถัดไป

   Info

   กรณีสินทรัพย์ที่เกิดจากการปรับปรุงหรือเพิ่มส่วนประกอบ สามารถแก้ไขวันที่สิ้นสุดการคิดค่าเสื่อมราคาให้เท่ากับสินทรัพย์เก่าได้ โดยการปรับวันที่หยุดคิดเสื่อมให้เป็นวันที่เดียวกัน

4. ตรวจสอบข้อมูลที่ แท็บ Depreciation Board

   • (1) Type Deprecation: ค่าเสื่อมราคา
   • (2) Date: วันที่จะบันทึกค่าเสื่อม
   • (3) Days: จำนวนวันที่คิดค่าเสื่อมของงวดนั้นๆ
   • (4) Amount already Depreciated: ค่าเสื่อมสะสม
   • (5) Amount: ค่าเสื่อมของงวดนั้นๆ
   • (6) Next period Depreciation: ค่าเสื่อมคงเหลือที่ยังไม่ได้บันทึก
   • (7) Init: คลิกเพื่อระบุว่าค่าเสื่อมราคาในบรรทัดนี้ เป็นยอดยกมาจากระบบเก่า เพื่อไม่ให้ระบบบันทึกค่าเสื่อมราคาอีกครั้ง
   • (8) Posted: คลิกสำหรับระบุว่าค่าเสื่อมราคาได้บันทึกบัญชีแล้ว

5. ตรวจสอบข้อมูลที่ แท็บ History จะแสดงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์

6. ตรวจสอบข้อมูลที่ แท็บ Notes จะเป็น แท็บ สำหรับใส่ข้อมูลเพิ่มเติม (ถ้ามี)

7. แท็บ Other Info สามารถกรอกข้อมูลเพิ่มเติมได้ดังนี้

   • (1) Location: สถานที่เก็บสินทรัพย์
   • (2) S/N: หมายเลขซีเรียล
   • (3) Benefits: รายละเอียดผลประโยชน์

8. คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลและตรวจสอบข้อมูล หากต้องการแก้ไขสามารถกดปุ่ม Edit เพื่อแก้ไขข้อมูลอีกครั้ง

9. เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม Confirm Asset เพื่อยืนยันการสร้างสินทรัพย์ จากนั้นสถานะของสินทรัพย์จะเปลี่ยนเป็น Running

---

การบันทึกค่าเสื่อมราคา

หลังจากที่สินทรัพย์มีสถานะพร้อมใช้งาน (Running) เมื่อทางบัญชีต้องการบันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ สามารถทำได้ดังนี้

Menu: Invoicing > Assets > Compute Asset Batch

1. คลิก Create เพื่อสร้าง Batch ในการคำนวณค่าเสื่อม

2. กรอกข้อมูลดังนี้

   • (1) Batch Name: ชื่อ
   • (2) Description: คำอธิบายรายการ
   • (3) Date: วันที่สุดท้ายที่ต้องการคิดค่าเสื่อม
   • (4) Auto Compute: ระบบจะคำนวณค่าเสื่อมให้อัตโนมัติ เมื่อถึงวันที่ที่ตั้งค่าไว้ในข้อ 2
   • (5) Delay Posting: ระบบจะสร้าง Voucher ที่มีสถานะเป็น Draft
   • (6) Profiles: หมวดหมู่สินทรัพย์ที่ต้องการบันทึกค่าเสื่อมราคา

3. คลิก Compute เพื่อบันทึกค่าเสื่อม

4. หากต้องการดูการบันทึกบัญชีให้คลิกที่ปุ่ม Smart Button Journal Entries หรือ Depreciations

การบันทึกค่าเสื่อมราคา

• ปุ่ม Compute as Backgroud ใช้สำหรับกรณีที่ต้องการประหยัดเวลาในการรอระบบรันบันทึกค่าเสื่อมราคา ให้ยังสามารถใช้งานหน้าต่างอื่นๆ ก่อนได้ โดยไม่ต้องรอให้ระบบคำนวณเสร็จ

• เมื่อระบบคำนวณเสร็จ Job State จะเปลี่ยนเป็น Done

---

การตัดจำหน่ายสินทรัพย์

หลังจากที่มีการตรวจสอบสภาพสินทรัพย์ และมีอนุมัติให้ทำการตัดจำหน่ายเรียบร้อยแล้ว ทางบัญชีจะต้องเข้ามาระบบเพื่อตัดจำหน่ายสินทรัพย์ให้มีสถานะเป็น Remove ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้

Menu: Invoicing > Assets > Assets

1. เลือกรายการสินทรัพย์ที่ต้องการตัดจำหน่าย สามารถได้มากกว่าหนึ่งรายการ

2. คลิกปุ่ม Action และคลิก Remove

3. กรณีเลือก Removal Entry Policy เป็น Gain/Loss on Sale (ตัดจำหน่ายจากการขาย)

   • (1) Force Accounting Date: วันที่ในการลงบันทึกบัญชี
   • (2) Removal Entry Policy: วิธีการตัดจำหน่าย ให้เลือก Gain/Loss on Sale
   • (3) Plus- Value Account: ลงบันทึกบัญชีกําไรจากการขายสินทรัพย์
   • (4) Asset Removal Date: วันที่ตัดจําหน่าย
   • (5) Sale Value: กรอกราคาที่ขาย
   • (6) Min- Value Account: ลงบันทึกบัญชีขาดทุนจากการขายสินทรัพย์
   • (7) Note: บันทึกข้อความเพิ่มเติม (ถ้ามี)

4. กรณีเลือก Removal Entry Policy เป็น Residual Value (ตัดจำหน่ายจากบริจาคหรือเสื่อมสภาพ)

   • (1) Force Accounting Date: วันที่ในการลงบันทึกบัญชี
   • (2) Removal Entry Policy: วิธีการตัดจำหน่าย ให้เลือก Residual Value
   • (3) Residual Value Account: บัญชีที่ต้องการลงส่วนต่างระหว่างราคาทุนและค่าเสื่อมสะสม
   • (4) Asset Removal Date: วันที่ตัดจําหน่าย
   • (5) Sale Value: ไม่ต้องกรอก
   • (6) Note: บันทึกข้อความเพิ่มเติม (ถ้ามี)

5. ตรวจสอบข้อมูล และเลือกดำเนินการ

   • กดปุ่ม Generate Removal Entries เพื่อยืนยันการบันทึกบัญชีการตัดจำหน่ายสินทรัพย์ สถานะจะเปลี่ยนเป็น Removed
   • กด Cancel เพื่อยกเลิกการตัดจำหน่าย

6. เมื่อกดปุ่ม Generate Removal Entries แล้ว ระบบจะสร้าง Journal Entries สถานะ Draft กดเพื่อเปิดเอกสาร

7. ตรวจสอบข้อมูลการบันทึกบัญชี และกดปุ่ม Post เพื่อยืนยัน สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Posted

---

การโอนสินทรัพย์ระหว่างทางหรือสินทรัพย์ระหว่างก่อสร้าง

หลังจากที่งานระหว่างก่อสร้างมีสถานะพร้อมใช้งาน (Running) เมื่อทางบัญชีต้องโอนงานระหว่างก่อสร้างเป็นสินทรัพย์สามารถทำได้ดังนี้

Menu: Invoicing > Assets > Assets

1. เลือก Filter Transferable เพื่อกรองรายการที่เป็นงานระหว่างก่อสร้าง

   

2. เลือกรายการที่ต้องการโอนเป็นสินทรัพย์ สามารถคลิกเลือกได้หลายรายการ

3. คลิกที่ปุ่ม Action และเลือก Transfer Asset

   

4. ระบบจะแสดงหน้าต่างการโอนสินทรัพย์โดย field ต่างๆมีความหมายดังนี้

   • (1) Transfer date: วันที่โอนสินทรัพย์จะเป็นวันบันทึกบัญชี
   • (2) From Value: มูลค่ารวมของงานระหว่างก่อสร้างทั้งหมดที่ต้องการโอนเป็นสินทรัพย์
   • (3) To Value: มูลค่าทั้งหมดของสินทรัพย์ตัวใหม่
   • (4) Transfer Journal: สมุดรายวันที่บันทึกบัญชี
   • (5) From Sub-State: สถานะย่อย
   • (6) Operation Unit: แผนก

   

5. คลิก Add a line เพื่อใส่ข้อมูลของสินทรัพย์ตัวใหม่

   • (1) Asset Profile: หมวดหมู่สินทรัพย์
   • (2) Asset Name: ชื่อของสินทรัพย์ใหม่
   • (3) Unit Price: ราคาต่อหน่วยของสินทรัพย์ใหม่
   • (4) Quantity: จำนวนสินทรัพย์ใหม่
   • (5) Asset Value: มูลค่ารวมของสินทรัพย์
   • (6) Partner: ชื่อ Vendor (ถ้ามี)
   • (7) Analytic Account: Project
   • (8) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI
   • (9) Operating Unit: ฝ่าย ระบบจะใส่ค่าเริ่มต้นตามฝ่ายของชื่อผู้ขอเบิก
   • (10) Noted: ใส่ข้อความเพิ่มเติม (ถ้ามี)

6. สำหรับกรณีโอนงานระหว่างก่อสร้างเป็นสินทรัพย์ที่มีราคาต่อหน่วยเท่ากัน และจำนวนสินทรัพย์ จากนั้นคลิกที่ Expand Asset ระบบจะทำการแยกสินทรัพย์ใหม่ตามจำนวนที่ระบุ

7. Tab From จะแสดงงานระหว่างก่อสร้างที่จะถูกโอนไปเป็นสินทรัพย์

8. คลิก Transfer ระบบจะทำการบันทึกบัญชี

9. ระบบจะพาไปยังหน้าต่างที่บันทึกบัญชีโอนงานระหว่างก่อสร้าง

End.

---