สำรองจ่าย (Expense)

การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับรายการเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงานเบิก

เอกสารนี้สำหรับ :: พนักงานผู้ขอเบิกสำรองจ่าย

Menu: Invoicing > Vendors > Employee Expenses

1. เมื่อเข้าสู่เมนู ให้เลือกเอกสารที่ต้องการลงบัญชี โดยเลือกจากเอกสารที่มีสถานะเป็น Approve

2. ระบบแสดงหน้าต่างของการสร้างเอกสาร ให้กรอกข้อมูลและตรวจสอบข้อมูล ต่างๆบน Header ของเอกสารดังนี้

   • (1) Expense Report Summary: ใส่วัตถุประสงค์ในการเบิก เช่น สำหรับค่าเดินทาง ไปประชุมสัมมนาที่เชียงใหม่
   • (2) Employee: ชื่อพนักงานผู้ขอเบิก ระบบขึ้นค่าเริ่มต้นเป็นชื่อผู้ log-in สามารถเปลี่ยนแปลงเป็นชื่อผู้ขอเบิกได้
   • (3) Branch: สาขาที่ใช้ในการเบิกค่าใช้จ่าย
   • (4) Manager: ชื่อหัวหน้าของพนักงานผู้ขอเบิก ไม่ต้องกรอกระบบดึงข้อมูลให้

3. ตรวจสอบเอกสารประกอบโดยคลิกที่ smart button "Documents"

4. ตรวจสอบการอนุมัติได้ที่ปุ่ม Review และ Tab WAMS Information

5. ตรวจสอบรายละเอียดค่าใช้จ่ายในแต่ละบรรทัด

   • (1) Description: คำอธิบายรายการของค่าใช้จ่าย
   • (2) Product: เลือกตามค่าใช้จ่าย
   • (3) Unit Price: ราคาต่อหน่วย
   • (4) Quantity: จำนวนหน่วย
   • (5) Taxes: เลือกประเภทของ VAT ว่าเป็น Include หรือ Exclude
   • (6) WHT: เลือกประเภทของภาษีหัก ณ ที่จ่าย
   • (7) Price Tax: ใช้สำหรับแก้ไขมูลค่า VAT
   • (8) Vendor: ชื่อคู่ค้าตามใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ (จะขึ้นเมื่อใส่ข้อมูล Taxes หรือ WHT)
   • (9) Vendor Tax Branch: สาขาของคู่ค้า
   • (10) Bill Reference: เลขที่เอกสารใบวางบิล หรือใบเสร็จ
   • (11) Expense Date: วันที่ตามเอกสารใบวางบิล หรือใบเสร็จ
   • (12) Analytic Account: Project
   • (13) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI
   • (14) Employee: ชื่อของพนักงานผู้เบิกค่าใช้จ่าย
   • (15) Paid By:
     • เลือก Employee (to reimburse) กรณีจ่ายคืนพนักงาน เนื่องจากพนักงานสำรองเงินของตนออกไปก่อน
     • เลือก Company กรณีสร้างใบเบิกแบบวางบิลคู่ค้า เนื่องจากต้องการให้ฝ่ายบัญชีจ่ายตรงไปที่ Vendor
   • (16) Notes: สำหรับหมายเหตุเพิ่มเติม

6. หากต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิก Edit

7. หากต้องการให้วันที่บันทึกบัญชีไม่ใช่วันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้ที่ Accounting Date ให้ระบุวันที่ก่อนคลิก Post Journal Entries

8. เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Save

9. หากพนักงานบัญชีต้องการให้ผู้ขอเบิกเป็นคนแก้ไขเอกสารให้คลิกปุ่ม Refuse เพื่อทำการปฏิเสธเอกสาร สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Refused

   

10. ระบบจะแสดงหน้าต่างให้ใส่เหตุผลในการปฏิเสธเอกสาร เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยคลิกปุ่ม Refuse

    

11. เมื่อข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ให้คลิก Post Journal Entries เพื่อลงบันทึกบัญชี เอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็น Posted สามารถดูคู่บัญชีที่ Posted ได้โดยคลิกปุ่ม Journal Entry

12. ระบบจะแสดงหน้าต่างที่บันทึกคู่บัญชี Debit Credit ตามด้านล่าง

ข้อควรระวัง

สำหรับกรณีบันทึกบัญชีรายการเงินสดย่อย (Petty Cash) ไม่ควรทำการ reset to draft เอกสาร Journal Entry เนื่องจากทำให้ link การเชื่อมต่อระหว่างเอกสาร expense และ JE หลุดจากกัน ส่งผลให้สถานะเอกสาร expense เปลี่ยนจาก Done เป็น Posted

• แต่หากได้ทำการ reset to draft JE ไปแล้ว สามารถ ดำเนินการแก้ไข ได้ดังนี้
• (1) Cancel เอกสาร Journal Entry
• (2) ระบบจะแสดงปุ่ม Post Journal Entry ให้สามารถกดได้อีกครั้ง ทำการกด Post
• (3) ตรวจสอบการบันทึกบัญชีที่ Journal Entry
• (4) สถานะของเอกสารจะกลับมาเป็น Done ตามปกติ

End.

---