การบันทึกรับหรือจ่ายชำระยอดยกมา

สำหรับกรณีที่มีการตั้งหนี้ไว้ในระบบเดิมก่อนขึ้นระบบใหม่ เมื่อขึ้นระบบแล้วต้องการบันทึกรับหรือจ่ายเงิน สามารถทำได้ดังนี้

การบันทึกจ่ายชำระเงิน

Menu: Invoicing > Vendors > Payments

กดปุ่ม Create เพื่อสร้างเอกสาร PV
กรอกข้อมูลการจ่ายชำระเงิน
- (1) Payment Type: ระบบเลือกมาให้เป็น Send Money (การจ่ายเงิน)
- (2) Customer/Vendor: เลือกชื่อ Vendor
- (3) Amount: กรอกยอดเงินสุทธิที่ทำจ่าย
- (4) Date: เลือกวันที่จ่ายเงิน
- (5) Memo: กรอกข้อมูลอ้างอิง เช่น เลขที่ใบวางบิล
- (6) Journal: แสดงข้อมูลสมุดรายวันที่จะบันทึกจ่ายชำระเงิน ตรวจสอบความถูกต้อง
- (7) Payment Method: วิธีการจ่ายเงิน
  - Manual จ่ายเป็นรูปแบบการโอนหรือ Pay-in
  - Check จ่ายเป็นรูปแบบเช็ค
- (8) Vendor Bank Account: เลขที่บัญชีธนาคารผู้รับเงิน
- (9) Export Status: สถานะการทำ Text File
- (10) Bank Payment Template: วิธีการโอนเงิน เช่น DCL
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลและตรวจทาน หากต้องการแก้ไขให้กดปุ่ม Edit
กดปุ่ม Confirm เพื่อยืนยันบันทึกจ่ายชำระเงิน สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Posted

กรณีจ่ายเงินมียอดหัก ณ ที่จ่าย

เมื่อบันทึกรับหรือจ่ายตามจำนวนเงินที่ได้รับเรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่เมนู Invoicing > Accounting > Journal Entries เพื่อบันทึกปรับปรุง
บันทึกบัญชีล้างลูกหนี้เจ้าหนี้ส่วนที่เหลือ และบันทึกหัก ณ ที่จ่าย
เลือก WHT ในบรรทัดที่บันทึกปรับปรุง ระบบจะแสดง link ให้ไปออกหนังรับรองหัก ณ ที่จ่าย

การบันทึกรับชำระเงิน

Menu: Invoicing > Customers > Payments

กดปุ่ม Create เพื่อสร้างเอกสาร
กรอกข้อมูลการรับชำระเงิน
- (1) Payment Type: ระบบเลือกมาให้เป็น Receive Money (การรับเงิน)
- (2) Customer: เลือกชื่อ Customer
- (3) Amount: กรอกยอดเงินที่ได้รับ
- (4) Date: เลือกวันที่ได้รับเงิน
- (5) Memo: กรอกข้อมูลอ้างอิง เช่น เลขที่ใบวางบิล
- (6) Journal: แสดงข้อมูลสมุดรายวันที่จะบันทึกรับเงิน ตรวจสอบความถูกต้อง
- (7) Payment Method: วิธีการรับเงิน
  - Manual เป็นรูปแบบการโอนหรือ Pay-in
  - Check แบบเช็ค
- (8) Company Bank Account: เลขที่บัญชีธนาคารที่รับเงิน
กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลและตรวจทาน หากต้องการแก้ไขให้กดปุ่ม Edit
กดปุ่ม Confirm เพื่อยืนยันบันทึกรับชำระเงิน สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Posted

การจับคู่การกระทบยอด (Reconcile)

Menu: Invoicing > Accounting > General Ledger

ค้นหารหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้ที่ต้องการกระทบยอด โดยคลิกที่ Search เพื่อค้นหา
- (1) พิมพ์รหัสบัญชีที่ต้องการค้นหา
- (2) เลือก Search Account for
คลิกเปิดรายการในแต่ละบรรทัด และเลือกรายการที่ต้องการกระทบยอด
เมื่อคลิกเลือกรายการเรียบร้อยแล้ว สามารถทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
- (1) คลิก Action
- (2) คลิก Reconcile เพื่อเข้าสู่หน้าต่างกระทบยอด
เมื่อเข้าสู่หน้าต่างกระทบยอด (Reconcile) ระบบจะแสดงรายการที่จับคู่ไว้ข้างต้น ให้ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง
เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Reconcile
หากทำการกระทบยอดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกย้อนกลับไปที่ General Ledger
เมื่อกลับมาที่หน้าต่าง General Ledger ระบบจะแสดงตัวเลขอ้างอิงการจับคู่ของแต่ละบรรทัด

End.