กระบวนการอนุมัติเอกสาร

การตรวจสอบและพิจารณาอนุมัติ

เอกสารนี้สำหรับ :: ผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสาร เอกสารตามด้านล่าง

• Purchase Request
• Expense
• Advance/ Advance Clearing
• Petty Cash
• Sales Order

Menu: ไม่มีเมนูโดยเฉพาะ สามารถเข้าได้ทาง inbox ส่วนตัว

1. คลิกที่สัญลักษณ์แจ้งเตือน Review เลือกรายการแจ้งเตือนเพื่อดูเอกสารที่รอการอนุมัติ

   

2. เลือกเอกสารที่ต้องการตรวจสอบเพื่อทำการอนุมัติ

   

3. เมื่อคลิกเข้าไปในเอกสาร ทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล field ต่างๆ บน header และ Line Item ของเอกสาร

4. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารแนบด้านล่าง (ถ้ามี)

   

5. เมื่อข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ให้คลิก Validate เพื่ออนุมัติการเบิก ระบบจะแสดงหน้า Comment ขึ้นมาเพื่อให้เขียนเหตุผลของการอนุมัติ

   

6. แต่ถ้าตรวจสอบแล้วข้อมูลไม่ถูกต้องหรือต้องการส่งเอกสารกลับไปให้พนักงานแก้ไข สามารถกดปุ่ม Reject ได้

7. ระบบจะแสดงหน้า Comment ให้ใส่เหตุผลที่ไม่อนุมัติ และแสดงเหตุผลที่ approve หรือ reject ใน tab Reviews และ logs ด้านล่างของเอกสาร

   

การตรวจสอบ Dashboard

Menu: Dashboard > Reviews > My Reviews

1. ระบบจะแสดงเอกสาร To Review หรือเอกสารที่รอการอนุมัติจาก user ขึ้นมาแสดง

   

2. สามารถ clear filter เพื่อดูเอกสารที่ทาง user เคย Approve ได้ ตามด้านล่าง

   

การตรวจสอบเอกสาร PR

พนักงานแผนกต่างๆที่ต้องการตรวจสอบสถานะคำขอซื้อ สามารถดำเนินการได้ตามวิธีด้านล่าง

1. เข้ามาที่หน้าระบบ Purchase Request เพื่อดูภาพรวมในลักษณะ List View

   

2. สามารถ filter เพื่อกรองให้ระบบแสดงเฉพาะเอกสารที่ต้องการตามด้านล่าง

   • (1) RFQ Created: แสดงเฉพาะเอกสาร PR ที่ฝ่ายจัดซื้อมีการสร้าง RFQ หรือคำสั่งซื้อแล้ว
   • (2) Not RFQ: แสดงเฉพาะเอกสาร PR ที่ฝ่ายจัดซื้อยังไม่ได้มีการสร้าง RFQ หรือคำสั่งซื้อเลย
   • (3) state: แสดงเฉพาะเอกสาร PR state ที่ต้องการ
     • Draft: ยังไม่ได้ส่งอนุมัติ
     • Approved: ผ่านการอนุมัติแล้ว
     • Cancelled: ถูกยกเลิกแล้ว
     • Done: PR ใบนั้นเปิดคำสั่งซื้อ PO ครบตามจำนวนที่ขอซื้อแล้ว
   • (4) My requests: แสดงเฉพาะเอกสาร PR ที่ user เป็นคนสร้างเอง
   • Add Custom Filter: สามารถเพิ่มการ filter นอกเหนือจากที่ระบบ default มาให้เลือก

   

3. สามารถ group by เพื่อจัดกลุ่มเอกสารตามที่ต้องการตามด้านล่าง

   • (1) Request By: จัดกลุ่มตาม user ผู้ขอซื้อ
   • (2) Start Date: จัดกลุ่มตามวันที่สร้างเอกสาร PR
   • (3) PR Type: จัดกลุ่มตามประเภท PR
   • (4) Status: จัดกลุ่มตามสถานะของเอกสาร PR
   • (5) Add Custom Group: สามารถเพิ่มการ group by นอกเหนือจากที่ระบบ default มาให้เลือก

   

4. วิธีการตรวจสอบว่า PR ใบไหนส่งอนุมัติแล้วแต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ มีวิธีดังนี้

   • (1) Filter เอกสาร PR state Draft
   • (2) เลือก Add Custom Filter เป็น Validations is set
   • สามารถเพิ่มการ filter ไว้ที่ favorite โดยตั้งชื่อเพื่อเก็บไว้ได้