กระบวนการขอซื้อ (Purchase Request)

การสร้างใบขอซื้อ (PR)

คำขอซื้อทั่วไป

พนักงานแผนกต่างๆที่ต้องการส่งคำขอซื้อมาที่แผนกจัดซื้อ สามารถสร้างใบคำขอซื้อได้ตามวิธีด้านล่าง

Menu: Purchase Requests > Purchase Requests > Purchase Requests

1. กดปุ่ม Create เพื่อสร้างใบขอซื้อ (PR)

2. กรอกข้อมูลส่วน Header

   • (1) PR Type: เลือกประเภทของเอกสาร PR ที่ต้องการขอซื้อตามด้านล่าง
     • IT สำหรับการสั่งซื้อสินค้าเกี่ยวกับแผนก IT
     • Stationery
     • Office Supply สำหรับการสั่งซื้อสินค้าเกี่ยวกับแผนก Admin
     • Other ทั่วไป
     • Land ที่ดิน
   • (2) Requested By: ชื่อผู้ขอ (ระบบ Default ตามชื่อ user ที่ login ไม่จำเป็นต้องแก้ไข)
   • (3) Creation Date: วันที่สร้างเอกสาร (ระบบ Default เป็นวันที่ปัจจุบัน ไม่จำเป็นต้องแก้ไข)
   • (4) Picking Type: เลือก location/warehouse ที่ต้องการรับสินค้า
     • ให้เลือก Picking Type เป็น Receipts เท่านั้น สามารถกดตามลำดับด้านล่าง
       1. Filter
       2. Add Custom Filter
       3. Operation Type เลือก Contains และพิมพ์ว่า Receipts
       4. กด Apply
   • (5) Company: แสดงชื่อบริษัท
   • (6) Operating Unit: ฝ่าย
   • (7) Currency: สกุลเงิน
   • (8) Branch: เลือกสาขาของพนักงานผู้ขอซื้อ

1. ที่แท็บ Product กด Add a Line เพื่อเพิ่มรายการที่ต้องการขอซื้อ

2. กรอกรายละเอียดการขอซื้อ ดังนี้

   • (1) Product: เลือกสินค้า/บริการที่ต้องการขอซื้อ
   • (2) Description: แสดงรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ สามารถแก้ไขข้อมูลได้
   • (3) Quantity: กรอกจำนวนที่ต้องการซื้อ
   • (4) UoMs: หน่วยนับ
   • (5) Analytic Account: เลือก Financial Dimension ของ product
     • Project
   • (6) Analytic Tags: เลือก Financial Dimension ของ product
     • กด drop down 1 ครั้ง เลือกข้อมูล Product Line ที่เกี่ยวข้อง
     • กด drop down 2 ครั้ง เลือกข้อมูล BOI ที่เกี่ยวข้อง
     • กด drop down 3 ครั้ง เลือกข้อมูล Company ที่เกี่ยวข้อง
   • (7) Requested Date: วันที่ทำรายการ (ระบบ Default วันที่ปัจจุบัน) สามารถปรับเปลี่ยนให้แต่ละบรรทัดมีความแตกต่างกันได้
   • (8) Estimated Cost: ยอดเงินโดยประมาณ (กรณีไม่ทราบสามารถกรอกเป็น 0 ได้)
   • (9) Company: แสดงชื่อบริษัท
   • (10) RFQ/PO Qty: จำนวนที่นำไปสร้าง RFQ/PO แล้ว
   • (11) Purchase Status: สถานะของ RFQ และ PO

   

3. ที่แท็บ WAMS Information กรอกข้อมูล

   • (1) Title: หัวข้อรายการขอซื้อ (เป็นข้อมูลที่จะส่งเข้า WAMS)
   • (2) Description: คำอธิบายรายการขอซื้อ (เป็นข้อมูลที่จะส่งเข้า WAMS)
   • (3) CC Users: เลือกบุคคลผู้เกี่ยวข้องกับรายการขอซื้อ (เป็นข้อมูลที่จะส่งเข้า WAMS)
   • WAMS Number: ระบบจะดึงเลขที่ WAMs มาใส่
   • WAMS Comment: ระบบจะดึงคอมเม้นจากใน WAMs มาใส่ (ถ้ามี)

   

4. ตรวจสอบความถูกต้องและกดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล (หากต้องการแก้ไข ให้กดปุ่ม Edit และกดปุ่ม Save อีกครั้งเพื่อบันทึกข้อมูล)

   

5. สามารถแนบเอกสารประกอบการพิจารณาได้ที่รูปไอคอน paper clip ด้านล่างของเอกสาร

   • กดที่ไอคอน หลังจากนั้นกดปุ่ม Add attachments และเลือกไฟล์จากในเครื่องคอมพิวเตอร์ (ถ้าไม่มีการแนบเอกสารสามารถข้ามขั้นตอนนี้)

6. กดปุ่ม Request Validation เพื่อส่งอนุมัติ

   

7. กดปุ่ม Cancel เมื่อต้องการยกเลิกเอกสาร PR โดยจะไม่สามารถ set to draft เพื่อนำ PR เลขที่นี้กลับมาใช้ได้อีก

   

8. เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติแล้วสถานะของเอกสารจะเปลี่ยนจาก Draft เป็น Approved

   Info

   สามารถดูลำดับขั้นและสถานะการอนุมัติเอกสารได้ที่ Reviews ที่ด้านล่างของเอกสาร

   

9. เมื่อฝ่ายจัดซื้อเปิดคำสั่งซื้อครบตามจำนวนที่ขอซื้อใน PR แล้ว ระบบจะ auto เปลี่ยน state เอกสาร PR ใบนั้นเป็น Done เพื่อไม่ให้สามารถสร้าง RFQ เพิ่มได้อีก

การ Duplicate PR

เมื่อรายการในเอกสาร PR เป็นรายการขอซื้อที่เกิดขึ้นบ่อย หรือเป็นการขอซื้อรายการเดิมกับ PR ที่เคยสร้างบนระบบ ทางผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม Duplicate เพื่อให้ระบบ copy ข้อมูลบน PR ใบเดิมมาสร้างเป็นเลขที่เอกสาร PR ใบใหม่ได้ เพื่อที่จะไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลใหม่ทั้งหมด

---

การตรวจสอบเอกสาร PR

พนักงานแผนกต่างๆที่ต้องการตรวจสอบสถานะคำขอซื้อ สามารถดำเนินการได้ตามวิธีด้านล่าง

1. เข้ามาที่หน้าระบบ Purchase Request เพื่อดูภาพรวมในลักษณะ List View โดยพนักงานจะสามารถมองเห็นเอกสาร PR ของพนักงานคนอื่นที่อยู่ในแผนกเดียวกัน (Cost Center เดียวกัน)

   

2. สามารถ filter เพื่อกรองให้ระบบแสดงเฉพาะเอกสารที่ต้องการตามด้านล่าง

   • (1) RFQ Created: แสดงเฉพาะเอกสาร PR ที่ฝ่ายจัดซื้อมีการสร้าง RFQ หรือคำสั่งซื้อแล้ว
   • (2) Not RFQ: แสดงเฉพาะเอกสาร PR ที่ฝ่ายจัดซื้อยังไม่ได้มีการสร้าง RFQ หรือคำสั่งซื้อเลย
   • (3) state: แสดงเฉพาะเอกสาร PR state ที่ต้องการ
     • Draft: ยังไม่ได้ส่งอนุมัติ
     • Approved: ผ่านการอนุมัติแล้ว
     • Cancelled: ถูกยกเลิกแล้ว
     • Done: PR ใบนั้นเปิดคำสั่งซื้อ PO ครบตามจำนวนที่ขอซื้อแล้ว
   • (4) My requests: แสดงเฉพาะเอกสาร PR ที่ user เป็นคนสร้างเอง
   • Add Custom Filter: สามารถเพิ่มการ filter นอกเหนือจากที่ระบบ default มาให้เลือก

   

3. สามารถ group by เพื่อจัดกลุ่มเอกสารตามที่ต้องการตามด้านล่าง

   • (1) Request By: จัดกลุ่มตาม user ผู้ขอซื้อ
   • (2) Start Date: จัดกลุ่มตามวันที่สร้างเอกสาร PR
   • (3) PR Type: จัดกลุ่มตามประเภท PR
   • (4) Status: จัดกลุ่มตามสถานะของเอกสาร PR
   • (5) Add Custom Group: สามารถเพิ่มการ group by นอกเหนือจากที่ระบบ default มาให้เลือก

   

4. วิธีการตรวจสอบว่า PR ใบไหนส่งอนุมัติแล้วแต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ มีวิธีดังนี้

   • (1) Filter เอกสาร PR state Draft
   • (2) เลือก Add Custom Filter เป็น Validations is set
   • สามารถเพิ่มการ filter ไว้ที่ favorite โดยตั้งชื่อเพื่อเก็บไว้ได้

   

5. สามารถติดตามได้ว่าเอกสาร PR ที่สร้างนั้นถูกจัดซื้อดึงข้อมูลไปสร้างเอกสาร RFQ จำนวนกี่ใบ เลขที่เอกสารอะไร ตรง column RFQ substate