เงินสดย่อย (Petty Cash)

วิธีการบันทึกพนักงานเบิกเงินสดย่อย

เอกสารนี้สำหรับ :: พนักงานผู้ขอเบิกเงินสดย่อย

Menu: Expense > My Expense > Expenses

1. คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างเอกสาร

2. ระบบแสดงหน้าต่างของการสร้างเอกสาร ให้กรอกข้อมูลและตรวจสอบข้อมูล ต่างๆบน Header ของเอกสารดังนี้

   • (1) Expense Report Summary: ใส่วัตถุประสงค์ในการเบิก เช่น สำหรับค่าเดินทางไปประชุมสัมมนาที่เชียงใหม่
   • (2) Employee: ชื่อพนักงานผู้ขอเบิก ระบบขึ้นค่าเริ่มต้นเป็นชื่อผู้ log-in สามารถเปลี่ยนแปลงเป็นชื่อผู้ขอเบิกได้
   • (3) Branch: สาขาที่ใช้ในการเบิกค่าใช้จ่าย
   • (4) Manager: ชื่อหัวหน้าของพนักงานผู้ขอเบิก ไม่ต้องกรอกระบบดึงข้อมูลให้

3. คลิก Add a line เพื่อสร้างข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ต้องการเบิก

4. ระบบจะแสดงหน้าต่างการสร้างค่าใช้จ่าย ให้กรอกข้อมูล และตรวจสอบ Field ต่างๆ ดังนี้

   • (1) Description: คำอธิบายรายการของค่าใช้จ่าย
   • (2) Product: เลือกตามค่าใช้จ่าย
   • (3) Unit Price: ราคาต่อหน่วย
   • (4) Quantity: จำนวนหน่วย
   • (5) Taxes: เลือกประเภทของ VAT ว่าเป็น Include หรือ Exclude
   • (6) WHT: เลือกประเภทของภาษีหัก ณ ที่จ่าย
   • (7) Price Tax: ใช้สำหรับแก้ไขมูลค่า VAT
   • (8) Vendor: ชื่อคู่ค้าตามใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ (จะขึ้นเมื่อใส่ข้อมูล Taxes หรือ WHT)
   • (9) Vendor Tax Branch: สาขาของคู่ค้า
   • (10) Bill Reference: เลขที่เอกสารใบวางบิล หรือใบเสร็จ
   • (11) Expense Date: วันที่ตามเอกสารใบวางบิล หรือใบเสร็จ
   • (12) Analytic Account: Project
   • (13) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI
   • (14) Employee: ชื่อของพนักงานผู้เบิกค่าใช้จ่าย
   • (15) Paid By:
     • เลือก Petty Cash สำหรับกรณีเบิกเป็นเงินสดย่อย
     • เลือก Petty Cash Holder ผู้ถือเงินสดย่อย
   • (16) Notes: สำหรับหมายเหตุเพิ่มเติม

5. เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จสามารถคลิกปุ่มดังนี้

   • (1) Save & Close: เพื่อบันทึกค่าใช้จ่าย
   • (2) Save & New: เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายและสร้างรายการเพิ่ม
   • (3) Discard: ยกเลิกการสร้างค่าใช้จ่าย

6. เมื่อตรวจสอบเอกสารและสร้างรายการค่าใช้จ่ายครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save หากต้องการแก้ไขสามารถคลิกปุ่ม Edit

7. หากต้องการแนบเอกสารประกอบค่าใช้จ่าย ให้คลิกปุ่ม View attachments ที่บรรทัดของค่าใช้จ่าย

8. ระบบจะพาไปหน้าแนบเอกสาร ให้คลิกปุ่ม Create

9. กรอกข้อมูลและ Upload เอกสาร

   • (1) คลิกปุ่ม Upload your file เพื่อแนบเอกสาร
   • (2) ช่อง Name จะ Default ตามชื่อไฟล์ที่อัปโหลดซึ่งสามารถแก้ไขได้
   • คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกเอกสารแนบ

10. หากต้องการดูเอกสารแนบทั้งหมดของการเบิกค่าใช้จ่าย ให้คลิกปุ่ม Smart Button (Documents) ที่มุมบนขวาของเอกสาร

11. เมื่อผู้จัดทำต้องการส่งเอกสารการเบิกไปให้ผู้อนุมัติ ให้คลิกปุ่ม Submit to Manager

12. ระบบจะแสดงแถบแจ้งเตือนสีเหลืองว่าต้องการการอนุมัติตามด้านล่าง สถานะของเอกสารจะอยู่ที่ Submitted

13. บริเวณด้านล่างจะมีแถบ Reviews แสดงขึ้นมา เพื่อบอกว่าใบเบิกค่าใช้จ่ายจะต้องถูกอนุมัติโดยใคร

---

การยกเลิกเอกสารเบิกเงินสดย่อย

กรณีผู้ขอเบิกสำรองจ่ายต้องการยกเลิกเอกสารเบิกของตนเอง

Menu :: Expense > My Expense > Expenses

1. หากต้องการยกเลิกสารเบิกค่าใช้จ่าย เมื่อเอกสารอยู่ในสถานะ Draft สามารถคลิกปุ่ม Refuse เพื่อยกเลิกเอกสารได้

2. เอกสารจะแสดงหน้าต่างขึ้นมาให้ใส่เหตุผลที่ยกเลิกเอกสาร กรอกเหตุผลแล้วคลิกปุ่ม Refuse

3. สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Refused

4. ถ้าต้องใช้เอกสารเดิมให้คลิกปุ่ม Reset to Draft ระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น Draft ให้ปรับแก้ไขต่อและอนุมัติใหม่อีกครั้งได้

End.

---