เงินยืมทดรองจ่าย (Advance)

วิธีการบันทึกพนักงานเบิกเงินยืมทดรองจ่าย

เอกสารนี้สำหรับ :: พนักงานผู้ขอเบิกเงินยืมทดรองจ่าย

Menu: Expense > My Expense > Advance

คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างเอกสาร
ระบบแสดงหน้าต่างของการสร้างเอกสาร ให้กรอกข้อมูลและตรวจสอบข้อมูล ต่างๆบน Header ของเอกสารดังนี้
- (1) Expense Report Summary: ใส่วัตถุประสงค์ในการเบิก เช่น สำหรับค่าเดินทาง ไปประชุมสัมมนาที่เชียงใหม่
- (2) Employee: ชื่อพนักงานผู้ขอเบิก ระบบขึ้นค่าเริ่มต้นเป็นชื่อผู้ log-in สามารถเปลี่ยนแปลงเป็นชื่อผู้ขอเบิกได้
- (3) Branch: สาขาที่ใช้ในการเบิกค่าใช้จ่าย
- (4) Manager: ชื่อหัวหน้าของพนักงานผู้ขอเบิก ไม่ต้องกรอกระบบดึงข้อมูลให้
คลิก Add a line เพื่อสร้างข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ต้องการเบิก
ระบบจะแสดงหน้าต่างการสร้างค่าใช้จ่าย ให้กรอกข้อมูล และตรวจสอบ Field ต่างๆ ดังนี้
- (1) Description: คำอธิบายรายการของเงินยืมทดรองจ่าย
- (2) Product: ระบบจะตั้งค่าไว้เป็น Employee Advance
- (3) Clearing Product: ประเภทกิจกรรมของเงินยืมทดรองจ่าย
- (4) Unit Price: จำนวนเงินต่อหน่วย
- (5) Quantity: จำนวนหน่วย
- (6) Total: ราคารวมทั้งหมด
- (7) Bill Reference: ไม่ต้องกรอกเพราะเป็นการขอยืมเงินทดรองจ่าย
- (8) Expense Date: วันที่ทำรายการขอยืมเงิน
- (9) Analytic Account: Project
- (10) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI
- (11) Employee: ชื่อพนักงานผู้ขอยืมเงินทดรองจ่าย
- (12) Paid By:
  - เลือก Employee (to reimburse) กรณีพนักงานเป็นผู้ยืมเงิน
  - เลือก Company กรณีต้องการบันทึกเงินยืมจ่ายให้บริษัทคู่ค้า
- (13) Notes: สำหรับหมายเหตุเพิ่มเติม
เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จสามารถคลิกปุ่มดังนี้
- (1) Save & Close: เพื่อบันทึกค่าใช้จ่าย
- (2) Save & New: เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายและสร้างรายการเพิ่ม
- (3) Discard: ยกเลิกการสร้างค่าใช้จ่าย
เมื่อตรวจสอบเอกสารและสร้างรายกาครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save หากต้องการแก้ไขสามารถคลิกปุ่ม Edit
หากต้องการแนบเอกสารประกอบค่าใช้จ่าย ให้คลิกปุ่ม View attachments ที่บรรทัดของค่าใช้จ่าย
ระบบจะพาไปหน้าแนบเอกสาร ให้คลิกปุ่ม Create
กรอกข้อมูลและ Upload เอกสาร
- (1) คลิกปุ่ม Upload your file เพื่อแนบเอกสาร
- (2) ช่อง Name จะ Default ตามชื่อไฟล์ที่อัปโหลดซึ่งสามารถแก้ไขได้
- คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกเอกสารแนบ
หากต้องการดูเอกสารแนบทั้งหมดของการเบิกค่าใช้จ่าย ให้คลิกปุ่ม Smart Button (Documents) ที่มุมบนขวาของเอกสาร
Tab WAMS Information ใช้สำหรับกรอกข้อมูลเพิ่มเติมดังนี้
- (1) Title: หัวข้อของการส่งข้อความ
- (2) Description: คำอธิบายวัตถุประสงค์เพิ่มเติมของการเบิกค่าใช้จ่าย
- (3) CC: กรอกอีเมลบุคคลสำเนาอีเมล
เมื่อผู้จัดทำต้องการส่งเอกสารการเบิกไปให้ผู้อนุมัติ ให้คลิกปุ่ม Submit to Manager
ระบบจะแสดงแถบแจ้งเตือนสีเหลืองว่าต้องการการอนุมัติตามด้านล่าง สถานะของเอกสารจะอยู่ที่ Submitted
บริเวณด้านล่างจะมีแถบ Reviews แสดงขึ้นมา เพื่อบอกว่าใบเบิกค่าใช้จ่ายจะต้องถูกอนุมัติโดยใคร

การยกเลิกเอกสารเบิกค่าใช้จ่าย

กรณีผู้ขอเบิกสำรองจ่ายต้องการยกเลิกเอกสารเบิกของตนเอง

Menu :: Expense > My Expense > Advance

หากต้องการยกเลิกสารเบิกค่าใช้จ่าย เมื่อเอกสารอยู่ในสถานะ Draft สามารถคลิกปุ่ม Refuse เพื่อยกเลิกเอกสารได้
เอกสารจะแสดงหน้าต่างขึ้นมาให้ใส่เหตุผลที่ยกเลิกเอกสาร กรอกเหตุผลแล้วคลิกปุ่ม Refuse
สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Refused
ถ้าต้องใช้เอกสารเดิมให้คลิกปุ่ม Reset to Draft ระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น Draft ให้ปรับแก้ไขต่อและอนุมัติใหม่อีกครั้งได้

วิธีการเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย

เอกสารนี้สำหรับ :: พนักงานผู้ต้องการเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย

Menu: Expense > My Expense > Advance

เลือก Filter Advance (not cleared) เพื่อกรองรายการเอกสารเงินยืมที่ยังเคลียร์ไม่หมด
เลือกเอกสารที่ต้องการเคลียร์เงินยืมทดรองจ่ายแล้วคลิกปุ่ม Clear Advance ระบบจะพาไปหน้าต่างสำหรับสร้างเอกสารเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย
กรอกข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลใน Field ต่างๆบน Header ของเอกสารดังนี้
- (1) Expense Report Summary: ใส่หัวข้อในการขอยืมเงิน เช่น ยืมเงินสำหรับการจัดประชุม
- (2) Employee: ชื่อพนักงานผู้ขอยืม โดยระบบจะขึ้นค่าเริ่มต้นเป็นชื่อ user ผู้ log-in ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงเป็นชื่อผู้ขอเบิกได้
- (3) Created by: ผู้สร้างเอกสารเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย (อาจไม่ใช่ผู้สร้างเอกสาร กรณีทําแทน)
- (4) Manager: ชื่อหัวหน้าของพนักงานผู้ขอยืมเงิน ไม่ต้องกรอกระบบดึงข้อมูลให้
- (5) Clear Advance: เป็นรายการเคลียร์เงินยืมของเอกสาร Advance เลขที่ใด ระบบจะดึงข้อมูลมาให้
- (6) Advance Remaining: ยอดเงินยืมคงเหลือที่ยังไม่ได้เคลียร์
เมื่อกรอกข้อมูลในส่วนของ Header เอกสารเรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม Save ก่อนแล้วค่อยทำการแก้ไขข้อมูลค่าใช้จ่ายรายบรรทัดใน Tab Expense
Tab Expense เมื่อคลิกรายการค่าใช้จ่าย ระบบจะแสดงหน้าต่างการสร้างค่าใช้จ่าย ให้กรอกข้อมูล และตรวจสอบ Field ต่างๆ ดังนี้
- (1) Description: คำอธิบายรายการของค่าใช้จ่าย
- (2) Product: เลือกตามค่าใช้จ่าย
- (3) Unit Price: ราคาต่อหน่วย
- (4) Quantity: จำนวนหน่วย
- (5) Total: ราคารวมทั้งหมด
- (6) Taxes: เลือกประเภทของ VAT
- (7) WHT: เลือกประเภทของภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- (8) Price Tax: ใช้สำหรับแก้ไขมูลค่า VAT
- (9) Vendor: ชื่อคู่ค้าตามใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ (จะขึ้นเมื่อใส่ข้อมูล Taxes หรือ WHT)
- (10) Vendor Tax Branch: สาขาของคู่ค้า
- (11) Bill Reference: เลขที่เอกสารใบวางบิล หรือใบเสร็จ
- (12) Expense Date: วันที่ตามเอกสารใบวางบิล หรือใบเสร็จ
- (13) Analytic Account: Project
- (14) Analytic Tags: Dimension ระบุข้อมูล Product Line และ BOI
- (15) Employee: ชื่อของพนักงานผู้เบิกค่าใช้จ่าย
- (16) Paid By:
  - เลือก Employee (to reimburse) กรณีเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย เนื่องจากพนักงานได้ต้องการยืมเงินไปก่อนหน้านี้
- (18) Notes: สำหรับหมายเหตุเพิ่มเติม
เมื่อตรวจสอบเอกสารและรายการค่าใช้จ่ายครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save หากต้องการแก้ไขสามารถคลิกปุ่ม Edit
หากต้องการแนบเอกสารประกอบค่าใช้จ่าย ให้คลิกปุ่ม รูปคลิปหนีบกระดาษ ที่บรรทัดของเงินยืม ระบบจะพาไปหน้าแนบเอกสาร ให้คลิกปุ่ม Create
กรอกข้อมูลและ Upload เอกสาร
- (1) คลิกปุ่ม Upload your file เพื่อแนบเอกสาร
- (2) ช่อง Name จะ Default ตามชื่อไฟล์ที่อัปโหลดซึ่งสามารถแก้ไขได้
- คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกเอกสารแนบ
หากต้องการดูเอกสารแนบทั้งหมดของการยืมเงิน ให้คลิกปุ่ม Smart button Documents ที่มุมบนขวาของเอกสาร
เมื่อผู้จัดทำต้องการส่งเอกสารการเบิกไปให้ผู้อนุมัติ ให้คลิกปุ่ม Submit to Manager
- ระบบจะแสดงแถบแจ้งเตือนสีเหลืองว่าต้องการการอนุมัติ ตามด้านล่าง
บริเวณด้านล่างจะมีแถบ Reviews แสดงขึ้นมา เพื่อบอกว่าเอกสารเคลียร์เงินยืมทดรองจ่ายจะต้องถูกอนุมัติโดยใคร

กรณีเคลียร์เงินยืมมากกว่า/น้อยกว่าจำนวนที่ยืม

ในกรณีที่พนักงานใช้เงินยืมมากกว่า/น้อยกว่าที่ยืมไป เมื่อต้องการจะเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย พนักงานผู้ขอยืมเงินทดรองจ่ายจะต้องมา แก้ไขจำนวนเงินที่ต้องการเคลียร์ในช่อง Unit Price ก่อนเข้าสู่กระบวนการเคลียร์เงินยืมทดรองจ่ายตามปกติ

End.