การบันทึกจ่ายชำระเงิน (Vendor Payment)

วิธีการบันทึกจ่ายชำระเงิน

การเข้าสู่เมนูเพื่อบันทึกการจ่ายชำระเงินสามารถแบ่งออก 2 เมนูดังนี้

Menu: Invoicing > Vendors > Bills

สำหรับทำรายการจ่ายชำระเงินกรณีที่ผ่านพัสดุ

Menu: Invoicing > Vendors > Employee Expenses สำหรับทำรายการต่อไปนี้

พนักงานสำรองจ่ายที่ต้องจ่ายคืนพนักงาน
พนักงานสำรองจ่ายที่ต้องจ่ายบริษัท
พนักงานเบิกเงินทดรองจ่าย

เมื่อเข้าสู่เมนูดังกล่าว เพื่อบันทึกการจ่ายชำระเงินสามารถดำเนินการจ่ายเงินได้ดังนี้

เลือกเอกสารที่ต้องการบันทึก ระบบจะเปิดหน้าต่างตั้งหนี้ ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง จากนั้นคลิกปุ่ม Register Payment เพื่อบันทึกจ่ายชำระเงิน
หากมีการบันทึกตั้งหนี้เป็นสกุลเงินต่างประเทศ ให้ทำการเปลี่ยนสกุลเงินก่อนทำการบันทึก
- (1) คลิก USA (สกุลเงินต่างประเทศ) เพื่อเปลี่ยนเป็นไทยบาท
- (2) เลือกเป็น THB เพื่อบันทึกค่าธรรมเนียมและผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยน
ระบบจะแสดงหน้าต่างให้กรอกข้อมูลบันทึกจ่ายชำระเงิน ดังนี้
- (1) Journal: เลือกบัญชีธนาคาร ที่จ่ายเงิน
- (2) Payment Method: ประเภทของการจ่าย
  - Manual จ่ายเป็นรูปแบบการโอนหรือ Pay-in
  - Check จ่ายเป็นรูปแบบเช็ค
- (3) Recipient Bank Account: เลขที่บัญชีธนาคารคู่ค้า
- (4) Amount: กรอกจำนวนเงินที่จ่ายชำระตามจริง
- (5) Currency: สกุลเงิน
- (6) Payment Date: วันที่ได้จ่ายเงิน
- (7) Memo: คำอธิบายรายการเพิ่มเติม
- (8) Bank Payment Exported: สถานะของการโอนเงิน ให้คลิกในกรณีที่จ่ายเป็น Pay-in
- (9) Keep Open: เลือกในกรณีจ่ายเงินบางส่วน และต้องการเก็บยอดคงค้างไว้
- (10) Mark as fully paid: เลือกบันทึกบัญชียอดผลต่าง เข้ารหัสบัญชีเดียว
- (11) Mark invoice as fully paid (multi deduct): ใช้ในกรณีที่มีผลต่าง ให้บันทึกบัญชีมากกว่า 1 บัญชี เช่น ค่าธรรมเนียม และกำไร/ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
หากเลือก Mark invoice as fully paid (multi deduct) ให้คลิกปุ่ม Add a line เพื่อเลือกรหัสบัญชีที่ต้องการบันทึก และเพิ่มคำอธิบายรายการ
ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง จากนั้นคลิกปุ่ม Create Payment
เมื่อบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Paid สามารถเข้าไปดูรายละเอียดการบันทึกบัญชีได้ดังนี้
- (1) คลิกที่สัญลักษณ์ตัว i เพื่อแสดงหน้าต่างรายละเอียด
- (2) คลิกปุ่ม View เพื่อเข้าสู่หน้าต่างของเอกสาร
เมื่อเข้าสู่หน้าต่างของเอกสารรับเงิน หากต้องการดูคู่บัญชี สามารถคลิกที่ Journal Entry เพื่อดูการบันทึกบัญชี
สามารถคลิกปุ่ม smart button Expenses เพื่อลิงค์ไปยังเอกสารค่าใช้จ่ายต้นทางได้

การชำระเงินรวม

หากต้องการชำระรวม โดยเป็นคู่ค้าเจ้าเดียวกัน สามารถทำได้ดังนี้ * (1) คลิกถูกหน้าเอกสารที่ต้องการบันทึกรับชำระ * (2) คลิกปุ่ม Register Payment

การออกใบหัก ณ ที่ จ่าย

หากมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย หลังจากทำ Register Payment แล้ว สามารถออกใบหัก ณ ที่จายได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

Menu: Invoicing > Vendors > Payments

สามารถใช้การกรองเอกสารที่ยังไม่ได้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย โดยเลือกจากเมนู Filter ดังนี้
- (1) Post
- (2) Withholding Tax Cert. is not set
- (3) Withholding is set
หากต้องการบันทึกการ Filter นี้ สามารถทำได้ดังนี้
- (1) คลิก Favorites
- (2) ตั้งชื่อการ Filter
- (3) Use by default: คลิกเมื่อต้องการให้ Filter นี้แสดงเป็นค่าตั้งต้น
- (4) Share with all users: คลิกเมื่อต้องการแสดงการ Filter นี้ให้ทุกคนเห็น
- (5) Save: บันทึกการ Filter
เลือกรายการ Payment ที่ต้องการออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย และคลิกปุ่ม Edit เพื่อตรวจสอบข้อมูลดังนี้
- (1) Type of Income: ประเภทของเงินได้ (ระบบจะดึงข้อมูลให้อัตโนมัติ จากการตั้งค่าใน Master Data Withholding Tax)
- (2) Income Description: คำอธิบายเงินได้
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยให้กด Save และกด Create witholding tax cert. เพื่อสร้างใบหัก ณ ที่จ่ายสถานะ Drat
กด Show witholding tax certs เพื่อดูรายการใบหัก ณ ที่จ่าย
ระบบจะแสดงหน้าต่างของ Withholding Tax ให้คลิกเพื่อเข้าสู่หน้าต่างการออกฟอร์มหนังสือรับรอง เมื่อเข้าสู่หน้าต่างฟอร์มหนังสือรับรอง ให้ตรวจสอบข้อมูลดังนี้
- (1) Vendor: ชื่อคู่ค้า สามารถเปลี่ยนให้ตรงกับชื่อคู่ค้าต้องการหัก ณ ที่จ่าย
- (2) Income Tax Form: ประเภทหนังสือรับรอง (ระบบจะดึงข้อมูลให้อัตโนมัติ จากการตั้งค่าใน Master Data Withholding Tax)
- (3) Income Code: กรณีเป็นภ.ง.ด.1 และมีประเภทเงินได้ 40(1) หรือ 40(2) ให้ระบุเพื่อการออก Text File
หากมีการตั้งค่าบันทึกภาษีแยกตามสาขา ระบบจะแสดง Field Brach เพื่อระบุสาขาที่ต้องการออกรายงานดังรูป
คลิกปุ่ม Print > WHT Certificates (pdf) เพื่อดาวน์โหลดฟอร์มในรูปแบบ pdf
หากข้อมูลถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Done สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Done

End.