Skip to content

การเตรียมไฟล์ส่งออกไปยังธนาคาร (Bank Payment Export)

วิธีการเตรียมไฟล์ส่งออกไปยังธนาคาร

หากมีรายการที่โอนเงินผ่านธนาคาร หลังจากทำ Register Payment เรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

Menu: Invoicing > Vendors > Payments

  1. คลิกปุ่ม Filters และเลือก Export Status - Draft และ Posted เพื่อกรองรายการ PV ที่ยังไม่ได้ส่งไฟล์ให้ธนาคาร

  2. หากต้องการบันทึกการ Filter นี้ สามารถทำได้ดังนี้

    • (1) คลิก Favorites
    • (2) ตั้งชื่อการ Filter
    • (3) Use by default: คลิกเมื่อต้องการให้ Filter นี้แสดงเป็นค่าตั้งต้น
    • (4) Share with all users: คลิกเมื่อต้องการแสดงการ Filter นี้ให้ทุกคนเห็น
    • (5) Save: บันทึกการ Filter

  3. เลือกรายการที่ต้องการส่งออกไฟล์ สามารถคลิกเลือกได้หลายเอกสาร

  4. คลิกปุ่ม Action และเลือก Create Export Bank Payment

  5. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Bank Payment Export และดึงรูปแบบข้อมูลเพิ่มเติมที่ใช้ในการเตรียมไฟล์ของธนาคาร

  6. ตรวจสอบข้อมูลใน แท็บ Transaction ดังนี้

    • (1) Payment: เลขที่เอกสารใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)
    • (2) Date: วันที่เอกสารใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)
    • (3) Journal: สมุดบัญชี
    • (4) Vendor: ชื่อของคู่ค้าที่ต้องการโอนจ่าย
    • (5) Recipient Bank: เลขที่บัญชีธนาคารของคู่ค้า
    • (6) Bank: ชื่อธนาคารของคู่ค้า
    • (7) Amount: จำนวนเงิน
    • (8) Status: สถานะของรายการโอนจ่าย

  7. ตรวจสอบข้อมูลใน แท็บ Information Export ระบบจะแสดงข้อมูลตามธนาคารที่ทำการโอนจ่าย

  8. คลิกปุ่ม Save และคลิกปุ่ม Confirm เพื่อยืนยันการทำ Export File

    • (1) Export Excel File ใช้สำหรับการตรวจสอบข้อมูล ยอดเงินและรายละเอียดอื่น ๆ เบื้องต้น
    • (2) Export Text File ใช้สำหรับการส่งไฟล์ให้กับธนาคาร

  9. หากต้องการแก้ไขให้คลิก Set to Draft เพื่อย้อนกลับและแก้ไขข้อมูลอีกครั้ง

  10. เมื่อคลิกปุ่ม Export Text File จะถือว่าเสร็จสิ้นการส่งออกข้อมูล ระบบจะล็อกเอกสารไม่ให้สามารถนำเอกสารจ่ายชำระเงินไป Export Text File ได้อีก สามารถดูได้ที่หน้า Tree View ของ Vendor Payment คอลัมน์ Export Status จะมีสัญลักษณ์ที่แสดงความหมายดังนี้

    • Draft: สามารถนำไป Export Text File ได้
    • To Export: รอดำเนินการ Export Text File
    • Exported: ดำเนินส่งออกเรียบร้อยแล้ว และจะไม่สามารถนำไป Export Text File ได้อีกครั้ง

การยกเลิกไฟล์ส่งออก (Bank Payment Export)

กรณีได้รับการแจ้งเตือนจากธนาคารว่าไม่สามารถทำรายการโอนเงินได้ หากต้องการแก้ไขไฟล์ส่งออก สามารถจัดทำได้ตามขั้นตอนดังนี้

Menu: Invoicing > Accounting > Bank Payment Export

  1. คลิกเลือกรายการที่ต้องการยกเลิก

  2. คลิกปุ่ม Reject ที่ด้านบนเอกสาร หากต้องการยกเลิกทั้งชุด

  3. หากต้องการยกเลิกบางรายการ ให้คลิก Rejet ที่บรรทัดนั้นๆ

  4. เมื่อคลิก Reject เรียบร้อยแล้ว เอกสารบันทึกจ่ายชำระเงิน (PV) จะเปลี่ยนสถานะ (Export Status) เป็น Draft อีกครั้ง

End.