กระบวนการแก้ไขเอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order

เอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order (PO)

พนักงานฝ่ายจัดซื้อสามารถเข้าถึงเอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order (PO) เพื่อดำเนินการต่างๆ ได้ตามวิธีด้านล่าง

Menu: Purchase > Orders > Purchase Orders

1. ระบบจะแสดงเอกสารคำสั่งซื้อทั้งหมดขึ้นมา ตามด้านล่าง สามารถค้นหาเลขที่เอกสารได้ในช่อง search

2. สามารถจัดกลุ่มของเอกสารตามหมวดหมู่ต่างๆโดยใช้ group by เช่น จัดกลุ่มตาม PO Status

3. สามารถกรองให้ระบบแสดงเฉพาะเอกสารที่ต้องการขึ้นมาโดยใช้ filter เช่น กรองให้แสดงเฉพาะเอกสาร PO ที่รับของแล้วรอการตั้งหนี้

การ Unlock และ Lock เอกสาร Purchase Order (PO)

สำหรับกรณีที่ต้องการปลดล็อคเอกสารเพื่อให้พนักงานจัดซื้อเข้ามาแก้ไขข้อมูลบน PO หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว โดยสามารถดำเนินการได้ตามวิธีด้านล่าง

1. เข้าไปในเอกสาร PO ที่ต้องการ Unlock เพื่อให้พนักงานจัดซื้อเข้ามาแก้ไขเอกสาร แล้วกดปุ่ม Unlock

2. เอกสารจะเปลี่ยนสถานะจาก Locked เป็น Purchase Order และพนักงานจัดซื้อจะสามารถเข้ามาแก้ไขข้อมูลได้ตามด้านล่าง

   • (1) Vendor Reference: สามารถแก้ไข/เพิ่มเติมหมายเลขเอกสารอ้างอิง Vendor ได้
   • (2) Receipt Date: สามารถปรับเปลี่ยนวันที่คาดว่าจะได้รับสินค้าได้
   • (3) Description: สามารถแก้ไข Description ได้
   • (4) Analytic Account: สามารถแก้ไข Project ได้
   • (5) Analytic Tags: สามารถแก้ไข Product Line และ BOI ได้
   • (6) Quantity: สามารถแก้ไขจำนวนสินค้าที่ต้องการรับเข้าคลังได้
   • (7) Unit price: สามารถแก้ไขราคาต่อหน่วยได้
   • (8) Discount: สามารถแก้ไขข้อมูลส่วนลด % ได้
   • (9) Taxes: สามารถแก้ไขข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มได้
   • (10) Add a Product: สามารถเพิ่ม Product ได้ แต่จะไม่สามารถลบ product ที่มีอยู่แล้วได้

3. หากทำการลบ product ที่มีอยู่แล้วบน PO ระบบจะแสดงแจ้งเตือนตามด้านล่าง

4. ทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร PO ระบบจะเก็บประวัติการแก้ไขพร้อมรายละเอียดและชื่อ User ที่ทำการแก้ไขข้อมูลไว้ที่บริเวณ Log ด้านล่างของเอกสารเสมอ

การยกเลิกเอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order (PO)

ในกรณีที่ต้องการยกเลิกเอกสารคำสั่งซื้อหลังจากยืนยันเอกสารคำสั่งซื้อ (Confirm) ไปแล้ว

Info

สามารถยกเลิกเอกสาร PO ได้ต่อเมื่อเอกสาร PO ใบดังกล่าว ยังไม่มีการรับของ ถ้ารับของไปแล้วจะไม่สามารถยกเลิกเอกสาร PO ใบนั้นได้อีก

1. เข้าไปที่เอกสารคำสั่งซื้อ (PO) ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล โดยเอกสาร PO ดังกล่าวต้องอยู่ในสถานะ Nothing to Bill (ยังไม่ได้รับของ)

2. สามารถปลดล็อคเอกสารคำสั่งซื้อโดยการกดปุ่ม Unlock

3. VP กดปุ่ม Cancel เอกสาร PO ระบบจะขึ้นหน้าต่างให้ใส่เหตุผลในการยกเลิก

การแก้ไขข้อมูลบน PO ใบเดิม (Set to Draft PO)

หลังจากยกเลิกเอกสาร PO แล้วสามารถแก้ไขข้อมูลบนเอกสาร PO ใบเดิมได้ โดยการ Set to draft

สำหรับกรณีที่ต้องการแก้ไขข้อมูลอื่นๆ นอกเหนือจากที่ระบบอนุญาตให้แก้ไขได้ตอน Unlock เอกสาร และต้องการแก้ไขบนเลขเอกสาร PO ใบเดิม เช่น

- (1) กรณีที่เลือก Vendor ผิด
- (2) กรณีที่ต้องการแก้ไข Currency
- (3) กรณีที่ต้องการแก้ไขหรือเปลี่ยน product ที่สั่งซื้อ
- (4) โดยมีความจำเป็นที่ต้องการใช้หมายเลข PO ใบเดิม
- (5) ต้องไม่เคยทำการรับของ

1. เอกสาร PO จะอยู่ในสถานะ Cancelled และระบบจะแสดงปุ่ม Set to Draft

2. VP หรือ Purchase Manager กดปุ่ม Set to Draft แล้วให้ purchase staff เข้ามาแก้ไขเอกสาร โดยสามารถแก้ไขข้อมูลได้ทั้งหมด

3. VP หรือ Purchase Manager เข้ามาตรวจสอบแล้วกดปุ่ม Confirm Order เพื่อให้เอกสารที่ถูกแก้ไขแล้วเปลี่ยนสถานะเป็น Purchase Order

   

Note

เอกสาร PO ที่ถูก Set to Draft จะ Auto-Skip flow WAMs approve โดยขั้นการอนุมัติจะเหลือแค่ Purchase Manager หรือ VP ที่มีอำนาจเข้ามาตรวจสอบและอนุมัติเอกสารเท่านั้น และจะไม่วิ่งเข้า flow WAMs เหมือนกับ flow ตามปกติ

---

End.