กระบวนการสร้างเอกสาร Requests for Quotation (RFQ)

การสร้างเอกสาร Requests for Quotation (RFQ)

เมื่อคำขอจัดซื้อ (Purchase Request) ได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าแผนกของผู้ขอซื้อแล้ว พนักงานฝ่ายจัดซื้อสามารถสร้างเอกสาร Request for Quotations (RfQ) ได้ตามวิธีด้านล่าง

Menu: Purchase > Orders > Purchase Requests

1. ในหน้ารายการขอซื้อ (PR) ระบบจะกรองเอกสารที่ผู้ใช้งานทำการขอซื้อขึ้นมาแสดงให้ก่อน ต้องกดกากบาทลบตัวกรอง (filter) ทั้งหมดออกเพื่อให้ระบบแสดงรายการเอกสารขอซื้อ (PR)ของผู้ใช้งานรายอื่น

2. เลือกตัวกรอง Approved เพื่อค้นหารายการ Purchase Request (PR) ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว และเลือก Not RFQ เพื่อค้นหาเอกสารที่ยังไม่ได้สร้าง RFQ

3. ค้นหารายการ Purchase Request (PR) ด้วยเลขที่เอกสาร PR และเลือก Search Purchase Request for:

   

4. กดบรรทัดรายการ เพื่อเปิดเอกสารใบ PR

5. กดปุ่ม Create RFQ เพื่อสร้างเอกสาร RFQ

   

6. ระบบแสดงหน้าต่างเพื่อให้เลือก Vendor ที่ต้องการจัดซื้อ และตรวจสอบข้อมูล

   • (1) Supplier: เลือก Vendor ที่ต้องการการจัดซื้อ
   • (2) ตรวจสอบ Product และ Quantity ที่จะทำการจัดซื้อ
   • (3)ใส่เครื่องหมายถูกตรง Copy descriptions to new PO
   • (4) กดปุ่ม Create RFQ เพื่อยืนยันการสร้างเอกสาร

   

7. ระบบสร้างเอกสาร RFQ ขึ้นมา กดที่รายการเพื่อเปิดเอกสาร

8. กดปุ่ม Edit เพื่อแก้ไขข้อมูล

9. แก้ไขข้อมูลรายละเอียดและราคาซื้อที่ได้ตกลงกัน Supplier และตรวจสอบความถูกต้อง

   ส่วน Header

   • (1) Vendor: ชื่อ Vendor ที่ต้องการจัดซื้อ
   • (2) Type: เลือกประเภทของ Purchase Order
     • Other = ทั่วไป (ผ่าน flow RfQ และ WAMS Approve flow)
     • Land = เกี่ยวกับที่ดินจะไปออกเอกสาร POL (Skip flow RfQ และ Skip WAMS Approve flow)
     • Contract (WAMS) = มีการแนบ Contract และจะไปออกเอกสาร POC (ผ่าน flow RfQ และ WAMS Approve flow)
     • Contract (Skip WAMS) = มีการแนบ Contract จะไปออกเอกสาร POC (ผ่าน flow RfQ และ Skip WAMS Approve flow)
   • (3) Purchase Request: ระบบจะอ้างอิงเลขที่เอกสาร Purchase Request
   • (4) Order: ระบบจะอ้างอิงเลขที่เอกสาร Purchase Order
   • (5) Vendor Reference: สำหรับใส่เลขที่อ้างอิงเอกสารของ Vendor
   • (6) Currency: กรณีเป็นการจัดซื้อจากต่างประเทศ สามารถเปลี่ยน Currency เป็นสกุลเงินที่ต้องการ
   • (7) Order Deadline: วันที่การจัดซื้อ
   • (8) Receipt Date: วันที่ส่งมอบสินค้า/บริการที่ตกลงกับ Vendor
   • (9) Deliver To: คลังสินค้าหรือสถานที่ที่ต้องการให้ Vendor จัดส่งสินค้ามาให้
   • (10) Branch: เลือกสาขาที่ต้องการออกที่อยู่บนฟอร์ม PO

   

   ส่วน tab Product

   • (1) Product: สินค้าที่ขอจัดซื้อ

     Info

     ถ้าต้องการเพิ่มส่วนลดท้ายบิล เลือก Add a product ที่ชื่อว่า Discount แล้วกรอก analytic tags และ analytic account เหมือนเป็น product ตัวนึง แต่ใส่ unit price เป็นยอดติดลบ

   • (2) Description: คำอธิบายรายการ

   • (3) Analytic Account: เลือก Financial Dimension ของ product
     • Project
   • (4) Analytic Tags: เลือก Financial Dimension ของ product
     • กด drop down 1 ครั้ง เลือก product line
     • กด drop down อีกครั้ง เลือก BOI
   • (5) Quantity: จำนวน
   • (6) UoM: หน่วยนับสินค้า
   • (7) Unit Price: ราคาต่อหน่วย
   • (8) Taxes: ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
   • (9) Sub Total: ราคารวมสินค้า (ไม่รวมภาษี)
   • (10) Total: ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

   

   Note

   • (1) สามารถกดปุ่ม Add a section เพื่อใส่ข้อความแนบท้ายเอกสาร RFQ ได้ เพื่อไปออกช้อมูลบนฟอร์ม
   • (2) สามารถกรอกข้อมูล Term and Conditions ในช่องได้ โดยจะไปออกข้อมูลบนฟอร์ม (ต้องกดปุ่ม edit เอกสาร RFQ ก่อนถึงจะเห็นช่องนี้แสดงขึ้นมาให้กรอก)
   • (3) สามารถกรอกข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Add a note แต่ระบบจะไม่ดึงข้อมูลไปออกบนฟอร์ม

   

   ส่วน tab Other Information

   • (1) Purchase Representative: เลือกพนักงานผู้ทำการจัดซื้อ ระบบจะ default เป็น user ที่ login
   • (2) Vice President Approver: ระบบจะใส่ชื่อ VP ที่กด approve เอกสาร RFQ
   • (3) Manager Approver: ระบบจะใส่ชื่อ Purchase Manager ที่กด approve เอกสาร RFQ
   • (4) Source Document: ใส่หมายเลขเอกสารอ้างอิง
   • (5) Incoterm: เลือกเงื่อนไขในการส่งมอบสินค้า
   • (6) Payment Terms: เลือกเงื่อนไขการชำระเงิน ระบบจะดึง default มาจากข้อมูล Vendor
   • (7) Fiscal Position: ใช้สำหรับเปลี่ยนเลขที่บัญชีหรือภาษีที่ต้องการบันทึกเป็นเลขที่บัญชีหรือภาษีอื่นที่ไม่ได้ผูกไว้กับ Product (ถ้ามีการตั้งค่าเอาไว้)

   

   ส่วน tab WAMS Information

   • (1) WAMS Number: ระบบจะดึงเลขที่ WAMs มาใส่
   • (2) WAMs Comment: ระบบจะดึงคอมเม้นจากใน WAMs มาใส่ (ถ้ามี)
   • (3) API Date: ระบบจะแสดงวันที่ส่งข้อมูลไปยัง API เพื่อรอเข้า WAMs
   • (4) Vice President Comment: สำหรับให้ VP กรอกคอมเม้นตอน approve และระบบจะดึงคอมเม้นที่ VP กรอกตอน Reject มาใส่
   • (5) Purchase Manager Comment: สำหรับให้ Purchase Manager กรอกคอมเม้นตอน approve และระบบจะดึงคอมเม้นที่ Purchase Manager กรอกตอน Reject มาใส่
   • (6) Purchase Staff Comment: สำหรับให้ Purchase Staff ใส่คอมเม้น เช่น แก้ไขข้อมูลส่วนไหนไปบ้าง

   

10. สามารถแนบเอกสารประกอบการพิจารณาได้ที่รูปไอคอน paper clip ด้านล่างของเอกสาร

    • กดที่ไอคอน หลังจากนั้นกดปุ่ม Add attachments และเลือกไฟล์จากในเครื่องคอมพิวเตอร์ (ถ้าไม่มีการแนบเอกสารสามารถข้ามขั้นตอนนี้)

    

11. เมื่อแก้ไขและตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลและตรวจทานอีกครั้ง

    

    • ถ้าไม่ถูกต้อง ต้องการแก้ไข ให้กดปุ่ม Edit แก้ไขให้ถูกต้อง และกดปุ่ม Save

    

    • ถ้าถูกต้องให้ดำเนินการขั้นตอนต่อไป

การแสดงผลบนฟอร์ม RFQ/PO

• เมื่อทำการกรอกข้อมูลเข้าไปในหน้าเอกสารบน Odoo ระบบจะดึงข้อมูลจากแต่ละ field ไปออกบนฟอร์มเอกสารตามด้านล่าง

  • (1) ส่วนนี้จะดึงข้อมูลจาก field PR Number, Incoterms, Terms and Conditions และ Vendor Reference
  • (2) เป็นข้อมูลที่ Fixed Wording เอาไว้ 3 บรรทัด
  • (3) ส่วนนี้จะดึงข้อมูลมาจาก field WAMS Number No.; source document; operationg unit; add a section

  
  

การส่งเอกสาร RFQ ให้ vendor ทาง email

1. กดปุ่ม Send By Email เพื่อส่งข้อมูลใบเสนอราคาให้ Vendor สถานะเอกสารเปลี่ยนจาก RFQ เป็น RFQ Sent

   • (1) สามารถใส่อีเมลคู่ค้าในช่องนี้ได้กรณีที่ไม่มีข้อมูล email ของ vendor ใน master data รวมถึงสามารถเพิ่ม email ที่ต้องการให้ส่งถึงได้
   • (2) สามารถแก้ไขเนื้อหาอีเมลที่ต้องการส่งให้ vendor ได้ เช่น email ที่ต้องการให้ทาง vendor ตอบกลับ
   • (3) ถ้าต้องการแนบไฟล์เพิ่มเติมนอกจากใบเสนอราคาสามารถกด Attach a file ได้
   • (4) หลังจากตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้วกดปุ่ม send เพื่อส่ง

   

   • หากมีการแก้ไขข้อมูลเอกสาร RFQ หลังจากส่งให้ Vendor ไปแล้ว สามารถส่งเอกสารฉบับแก้ไขไปให้ vendor ทางอีเมลอีกครั้งได้ โดยการกดปุ่ม Re-Send by Email

   

   • ระบบจะเก็บ Log history การส่งอีเมลเอาไว้ที่ด้านล่างเอกสาร

   

Status of Sent email

• ถ้าเกิดปัญหาในการส่ง email ระบบจะแสดง icon สีแดง

การส่งเอกสาร RFQ ให้ผู้อนุมัติ

1. เมื่อฝ่ายจัดซื้อตัดสินใจเลือก Vendor รายที่ต้องการจัดซื้อและตกลงเรื่องราคากับ Vendor ได้แล้ว ก็ทำส่งไปให้ Purchase Manager พิจารณาอนุมัติโดยการกดปุ่ม Submit to Manager

   

   sub-state ของเอกสารจะเปลี่ยนจาก Draft เป็น Purchase Manager

   

2. เมื่อหัวหน้าฝ่ายจัดซื้่อ (Purchase Manager) พิจารณาอนุมัติแล้ว sub-state ของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Vice President

   

3. เมื่อ Vice President ของแผนกจัดซื้อพิจารณาอนุมัติแล้ว ถ้าเอกสาร RFQ ทุกใบที่สร้างผ่านการอนุมัติทั้งหัวหน้าแผนกจัดซื้อ (Purchase Manager) และ Vice President ของแผนกจัดซื้อ

   - ระบบจะตรวจสอบว่า Quantity ที่อยู่ในเอกสาร PR และ Quantity ในเอกสาร RFQ เท่ากันหรือไม่
   

   • ถ้าตรวจสอบแล้วพบว่าเท่ากัน ระบบจะส่งข้อมูล API จาก Odoo ไปที่ระบบ WAMS โดยอัตโนมัติและ sub-state ของเอกสารจะอยู่ที่ Waiting WAMS

   

   • แต่ถ้าระบบตรวจสอบแล้วพบว่า Quantity ในเอกสาร RFQ และ PR ยังไม่เท่ากัน
     • เช่น กรณีที่เปิด PR ว่าต้องการสั่งของ 10 ชิ้น สร้าง RFQ 2 ใบ สั่งของใบละ 5 ชิ้น
     • RFQ ใบแรกผ่านการอนุมัติแล้วแต่อีกใบยังไมได้รับการอนุมัติ เอกสาร RFQ ใบแรกจะอยู่ในสถานะ Ready to WAMS

   

   • และเมื่อ RFQ ใบที่สองได้รับการอนุมัติ ระบบจะ API ส่งข้อมูลของ RFQ ทั้ง 2 ใบไปที่ระบบ WAMs โดยอัตโนมัติ และ sub-state ของ RFQ ทั้ง 2 ใบ จะเป็น Waiting WAMS

4. เมื่อผู้ที่มีอำนาจอนุมัติใน WAMS ทำการอนุมัติและระบบ WAMS ส่ง API กลับมาที่ระบบ Odoo เอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็น Purchase Order ที่อยู่ใน state Lock ให้โดยอัตโนมัติ และเลขที่เอกสารจะเปลี่ยนจาก RFQ เป็น PO

   

การตรวจสอบเอกสาร RFQ

Menu: Purchase > Orders > Request for Quotations

1. สามารถใช้ function Search เพื่อค้นหาเอกสาร RFQ ที่ต้องการดูได้

   

2. สามารถ filter ให้ระบบแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้ตามด้านล่าง

   • (1) RFQ Equal PR: ให้แสดงฉพาะรายการที่เปิด RFQ ครบตามจำนวน PR แล้ว
   • (2) Sub-state: ให้แสดงฉพาะ sub-state ของ RFQ ที่ต้องการ

   

3. สามารถ group by ให้ระบบจัดกลุ่มการแสดงผลข้อมูลตามที่ต้องการ เช่น

   • (1) Purchase Request: จัดกลุ่มให้แสดงข้อมูลแยกตามเอกสาร PR
   • (2) Vendor: จัดกลุ่มให้แสดงข้อมูลตามแต่ละ vendor ที่สั่งซื้อ
   • (3) Type: จัดกลุ่มให้แสดงข้อมูลตามแต่ละ vendor ที่สั่งซื้อ
   • (4) Operating Unit: จัดกลุ่มให้แสดงข้อมูลตามแต่ละ cost center

   

   End.