เอกสารคำสั่งซื้อ PO
เอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order (PO)
พนักงานฝ่ายจัดซื้อสามารถเข้าถึงเอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order (PO) เพื่อดำเนินการต่างๆ เช่นส่ง email ให้ vendor หรือแก้ไขข้อมูลเมื่อ VP หรือ Purchase Manager อนุญาต ได้ตามวิธีด้านล่าง
Menu: Purchase > Orders > Purchase Orders
-
ระบบจะแสดงเอกสารคำสั่งซื้อทั้งหมดขึ้นมา ตามด้านล่าง สามารถค้นหาเลขที่เอกสารได้ในช่อง search
-
สามารถจัดกลุ่มของเอกสารตามหมวดหมู่ต่างๆโดยใช้ group by เช่น จัดกลุ่มตาม PO Status
-
สามารถกรองให้ระบบแสดงเฉพาะเอกสารที่ต้องการขึ้นมาโดยใช้ filter เช่น กรองให้แสดงเฉพาะเอกสาร PO ที่รับของแล้วรอการตั้งหนี้
การส่งเอกสาร Purchase Order ให้ vendor ทาง email
-
กดปุ่ม Send PO By Email เพื่อส่งข้อมูลใบสั่งซื้อให้ Vendor
- (1) สามารถใส่อีเมลลูกค้าในช่องนี้ได้กรณีที่ไม่ต้องการให้ระบบบันทึกเก็บข้อมูลเอาไว้
- (2) สามารถแก้ไขเนื้อหาอีเมลที่ต้องการส่งให้ลูกค้าได้
- (3) ถ้าต้องการแนบไฟล์เพิ่มเติมนอกจากใบเสนอราคาสามารถกด Attach a file ได้
- (4) หลังจากตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้วกดปุ่ม send เพื่อส่ง
การส่งแจ้งเตือนงวดจ่ายเงินมัดจำให้ทางบัญชี
Info
เมื่อเปิดคำสั่งซื้อกับ Vendor เจ้าที่มีการตกลงเรื่องวางเงินมัดจำก่อนรับของ ทางจัดซื้อมีหน้าที่ส่งไปแจ้งให้ทางทีมบัญชีทราบว่า PO ใบนี้ต้องจ่ายเงินมัดจำงวดละกี่ % ตามวิธีด้านล่าง
- (1) กรณีที่ ทราบวันที่จ่ายเงินมัดจำแต่ละงวด สามารถแยกสร้างการแจ้งเตือนครั้งละงวด เพื่อให้ระบบแจ้งเตือนบัญชีตามวันที่ต้องจ่ายเงินมัดจำ
- (2) กรณีที่ ไม่ทราบวันที่ต้องจ่ายเงินมัดจำแต่ละงวด สามารถกรอก % ที่ต้องจ่ายรวมทั้งหมดในการแจ้งเตือนครั้งเดียวได้
-
เลื่อนลงมาที่ด้านล่างของเอกสารแล้วกดปุ่ม Schedule activity
- (1) Summary: ใส่หัวข้อการแจ้งเตือน เช่น จ่ายเงินมัดจำงวดที่ 1
- (2) Due Date: เลือกวันที่ที่ต้องการให้ระบบแจ้งเตือน
- (3) Assigned to: เลือกพนักงานบัญชีที่รับผิดชอบบันทึกเงินมัดจำล่วงหน้า
- (4) กรอกข้อมูลรายละเอียดเงินมัดจำ
- (5) Schedule: กดเพื่อยืนยันให้ระบบส่งแจ้งเตือน
-
ระบบจะเก็บข้อมูลที่เคยส่งแจ้งเตือนไว้ที่ Log ด้านล่าง
- Mark Done: ถ้าพนักงานบัญชีดำเนินการเรียบร้อยแล้วสามารถกดเพื่อบอกให้ฝ่ายจัดซื้อรับรู้ได้
- Edit: ฝ่ายจัดซื้อสามารถปรับแก้ไขข้อมูลได้
- Cancel: ฝ่ายจัดซื้อสามารถกดเพื่อยกเลิกการแจ้งเตือนนี้ได้
End.