กระบวนการสร้างเอกสารใบตั้งหนี้ฉบับร่าง

การสร้างเอกสารใบตั้งหนี้ฉบับร่าง (Create Bill)

Note

เมื่อฝ่ายคลังทำการรับของแล้ว กระบวนการทำงานตามปกติ Vendor จะเข้ามาวางบิลใน WAMs และส่ง API เข้ามาตั้งหนี้บนระบบ Odoo และฝ่ายบัญชีจะเข้ามายืนยันการตั้งหนี้ต่อไป

แต่หากพนักงานแผนกจัดซื้อต้องการทำงานแบบ Manual โดยการสร้างเอกสารใบตั้งหนี้ฉบับร่างส่งต่อไปให้ฝ่ายบัญชีเข้ามาพิจารณาตั้งหนี้ บนระบบ Odoo สามารถดำเนินการได้ ดังนี้

Menu: Purchase > Orders > Purchase Orders

1. เข้าไปในเอกสาร PO ที่ต้องการสร้างเอกสารตั้งหนี้ฉบับร่าง โดยสามารถ Filter เอกสารที่อยู่ในสถานะ Waiting Bills

   

2. กดปุ่ม Create Bill เพือสร้างเอกสารตั้งหนี้ฉบับร่าง

   

3. ระบบจะสร้างเอกสารตั้งหนี้ฉบับร่างส่งไปให้ฝ่ายบัญชี พิจารณาบันทึกบัญชี

   

การสร้างเงินมัดจำ (Register Deposit)

Note

สามารถเข้ามาดำเนินการได้ทั้งฝ่ายบัญชีและจัดซื้อ แต่ปัจจุบันจะเป็น หน้าที่ของฝ่ายบัญชี

ถ้าเอกสาร Purchase Order มีเงินมัดจำที่ต้องจ่ายก่อนรับของ สามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. เข้าไปในเอกสาร PO ที่ต้องการจ่ายเงินมัดจำ โดยสามารถ Filter เอกสารที่อยู่ในสถานะ Nothing to Bills

   

2. กดปุ่ม Register Deposit เพื่อสร้างเอกสารการจ่ายเงินมัดจำก่อนรับของ

   

3. ระบบจะแสดงหน้าต่างให้กรอกข้อมูลรายละเอียดเงินมัดจำ โดยเลือกได้ว่าจะวางเงินมัดจำเป็นยอดรวม amount หรือยอดร้อยละ % แล้วกรอกจำนวนเงินมัดจำลงในช่อง Deposit Payment Amount

   จาหนั้นกดปุ่ม Create and View Bills

   

4. ระบบจะสร้างเอกสาร deposit ฉบับร่างส่งไปให้ฝ่ายบัญชี พิจารณาบันทึกบัญชี

   

5. เมื่อกลับมาที่หน้าต่างเอกสาร PO ตรง line item จะเห็นว่ามีบรรทัด Deposit Payment เพิ่มขึ้นมา 1 บรรทัด