กระบวนการทำงานของ PO Land

การสร้าง PR Land

Note

พนักงานผู้มีหน้าที่รับผิดชอบการสร้างเอกสารคำสั่งซื้อกรณีที่ดิน (POL) สามารถสร้างเอกสารได้ตามวิธีด้านล่าง

Menu: Purchase Requests > Purchase Requests > Purchase Requests

1. กดปุ่ม Create เพื่อสร้าง Purchase Request (PR)

2. กรอกข้อมูลส่วน Header

   • (1) PR Type: เลือกเป็น Land
   • (2) Partner: เลือกชื่อ Vendor
   • (3) Requested By: ชื่อผู้ขอ (ระบบ Default ตามชื่อ user ที่ login ไม่จำเป็นต้องแก้ไข)
   • (4) Creation Date: วันที่สร้างเอกสาร (ระบบ Default เป็นวันที่ปัจจุบัน ไม่จำเป็นต้องแก้ไข)
   • (5) Picking Type: เลือก location/warehouse ที่ต้องการรับสินค้า (ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน)
   • (6) Currency: สกุลเงิน
   • (6) Branch: เลือกสาขาของพนักงานผู้ขอซื้อ

   

3. ที่แท็บ Product กด Add a Line เพื่อเพิ่มรายการที่ต้องการขอซื้อ

4. กรอกรายละเอียด ดังนี้

   • (1) Product: เลือก product ที่ต้องการไปสร้าง POL เช่น ค่าเช่าที่ดิน
   • (2) Description: รายละเอียดเพิ่มเติมของ product สามารถแก้ไขข้อมูลได้
   • (3) Quantity: จำนวนกรอกเป็น 1
   • (4) UoMs: หน่วยนับ
   • (5) Analytic Account: เลือก Financial Dimension ของ product
     • Project
   • (6) Analytic Tags: เลือก Financial Dimension ของ product
     • product line
     • BOI
   • (7) Requested Date: กรอกเป็นงวดวันที่ทำจ่ายค่าเช่าที่ดิน (รายบรรทัด)
   • (8) Estimated Cost: กรอกจำนวนเงินที่ต้องทำจ่ายในแต่ละงวด
   • (9) Total Estimated Cost: รวมจำนวนเงินค่างวดทุกบรรทัด

   

5. กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้อง

   

6. ถ้าไม่ถูกต้อง ต้องการแก้ไข ให้กดปุ่ม Edit และแก้ไขให้ถูกต้อง และกดปุ่ม Save

   • ถ้าถูกต้องให้ดำเนินการขั้นตอนต่อไป

7. สามารถแนบเอกสารสัญญาซื้อหรือเช่าที่ดินได้ที่รูปไอคอน paper clip ด้านล่างของเอกสาร

   • กดที่ไอคอน หลังจากนั้นกดปุ่ม Add attachments และเลือกไฟล์จากในเครื่องคอมพิวเตอร์

8. กดปุ่ม Request Validation เพื่อส่งไปให้ผู้จัดการฝ่ายที่ดินพิจารณาอนุมัติ

   

9. กดปุ่ม Cancel เมื่อต้องการยกเลิกเอกสาร PR โดยจะไม่สามารถ set to draft เพื่อนำ PR เลขที่นี้กลับมาใช้ได้อีก

   

10. เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติแล้วสถานะของเอกสารจะเปลี่ยนจาก Draft เป็น Approved

Info

สามารถดูลำดับขั้นและสถานะการอนุมัติเอกสารได้ที่ Reviews ที่ด้านล่างของเอกสาร

การ Approve PR Land

Note

เป็นหน้าที่ของผู้อนุมัติ PR Land (Manager ฝั่งที่ดิน)

Menu: ไม่มีเมนูโดยเฉพาะ สามารถเข้าได้ทาง inbox ส่วนตัว

1. คลิกที่สัญลักษณ์แจ้งเตือน Review เลือกรายการแจ้งเตือนเพื่อดูเอกสารที่รอการอนุมัติ

   

2. เลือกเอกสารที่ต้องการตรวจสอบเพื่อทำการอนุมัติ

   

3. เมื่อคลิกเข้าไปในเอกสาร ทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล field ต่างๆ บน header และ Line Item ของเอกสาร

   

4. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารแนบด้านล่าง (ถ้ามี)

   

5. เมื่อข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ให้คลิก Validate เพื่ออนุมัติการเบิก ระบบจะแสดงหน้า Comment ขึ้นมาเพื่อให้เขียนเหตุผลของการอนุมัติ

   

6. แต่ถ้าตรวจสอบแล้วข้อมูลไม่ถูกต้องหรือต้องการส่งเอกสารกลับไปให้พนักงานแก้ไข สามารถกดปุ่ม Reject ได้

7. ระบบจะแสดงหน้า Comment ให้ใส่เหตุผลที่ไม่อนุมัติ และแสดงเหตุผลที่ approve หรือ reject ใน tab Reviews และ logs ด้านล่างของเอกสาร

   

การ Convert เป็น PO Land

Note

เป็นหน้าที่ของผู้อนุมัติ PR Land (Manager ฝั่งที่ดิน)

Menu: Purchase Requests > Purchase Requests > Purchase Requests

1. เข้าไปในเอกสาร PR Land ที่อนุมัติแล้วและต้องการ convert to PO Land

2. กดปุ่ม Convert to Purchase Order

3. ระบบจะแสดงหน้าต่างตามด้านล่าง กดปุ่ม Ok

4. ระบบจะแสดง smart button Purchase Order 1 บริเวณด้านขวา

5. กดเข้าไปแล้วระบบจะพาไปยังหน้าต่างเอกสาร RFQ ที่มีการแสดงเลขที่ POL เอาไว้ที่ Order บริเวณ header กดเข้าไปเพื่อเข้าไปสู่หน้าต่าง POL

6. ระบบจะแสดงเอกสาร POL ตามด้านล่าง

7. สามารถ print เอกสาร POL ได้ที่เมนู Print ที่อยู่ตามด้านล่าง

การ Receipt เมื่อถึงงวดการจ่าย

Note

พนักงานผู้มีหน้าที่รับผิดชอบงวดการจ่ายในคำสั่งซื้อกรณีที่ดิน (POL) สามารถดำเนินการได้ตามวิธีด้านล่าง

Menu: Purchase > Orders > Purchase Orders

1. เข้าไปในเอกสาร PO Land ที่ถึงงวดการจ่าย เพื่อทำ Receipt

2. กดปุ่ม smart button รูปรถ Receipt

3. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Receipt ดำเนินการได้ตามด้านล่าง

   • (1) กดไปที่จุดสามจุดด้านขวาของ Line Item
   • (2) เลือก Date Scheduled
   • (3) ระบบจะแสดงงวดวันที่จ่าย

4. กดไปที่ไอคอนรูปขีดสามขีดด้านขวาของงวดปัจจุบันที่ต้องการทำจ่าย

5. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Detailed Operation ดำเนินการตามด้านล่าง

   • (1) กดปุ่ม Add a line
   • (2) กรอกเลข 1 ในช่อง Done
   • (3) กดปุ่ม Confirm

   

6. กดปุ่ม Validate เพื่อยืนยันการทำ Receipt

7. ระบบจะแสดงหน้าต่างขึ้นมาเพื่อให้ยืนยันการสร้าง Receipt สำหรับงวดการจ่ายครั้งถัดๆไป

   • กดปุ่ม Create Back Order

   

8. สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Done และมีแถบคาด Validated ถือว่าเสร็จสิ้นการทำ Receipt

   

9. สามารถกดที่เลขที่เอกสาร POL บริเวณ path ด้านบน เพื่อย้อนกลับไปที่เอกสาร POL

   Note

   สำหรับกรณีที่ต้องการสร้าง Draft Bill ไปให้ทางบัญชีแบบ Manual

   • (1) เมื่อกลับมาที่หน้าต่างเอกสาร POL
   • (2) ระบบจะแสดงปุ่ม Create Bill
   • (3) กดปุ่ม Create Bill

   

10. ระบบจะสร้างเอกสารบันทึกตั้งหนี้สถานะ Draft ส่งไปให้บัญชี เพื่อให้บัญชีทราบว่าต้องตั้งหนี้และการเงินจะต้องทำจ่ายเงิน

    

การตรวจสอบการตั้งหนี้และทำจ่าย

Note

พนักงานผู้มีหน้าที่รับผิดชอบ สามารถดำเนินการได้ตามวิธีด้านล่าง

Menu: Purchase > Orders > RFQ/ PO Lines

1. ระบบจะพาไปที่หน้าต่างรวม RFQ/PO Lines ดำเนินการตามด้านล่างเพื่อกรองเอกสาร

   • (1) filter เลือก Purchase Order

   

   • (2) Group By เลือก Order Reference เพื่อให้แสดงข้อมูลจัดกลุ่มตามเลขที่ PO

   

   • (3) Search ค้นหาเฉพาะเอกสาร POL

   

2. ระบบจะแสดงผลตามด้านล่าง

   

3. กดปุ่มขีดสามขีดบริเวณด้านขวา ระบบจะแสดงรายการที่สามารถเพิ่มให้แสดงบริเวณคอลัมน์ได้

   • (1) Billing Status: แสดงสถานะการตั้งหนี้
   • (2) Bill Lines: แสดงเลขที่เอกสารใบตั้งหนี้

   

4. สถานะการตั้งหนี้ (Billing Status) สามารถตรวจสอบได้ดังนี้

   • (1) Fully Billed = มีการสร้างเอกสารตั้งหนี้แล้ว

     • ถ้ายังเป็น Draft คอลัมน์ Bill Lines จะขึ้นแค่เลข /POL
     • ถ้ามีการบันทึกบัญชีตั้งหนี้ที่คอลัมน์ Bill Lines จะขึ้นเลขที่เอกสารตั้งหนี้ตามด้วย POL

   • (2) Waiting Bills = มีการทำ Receipt แล้วแต่บัญชียังไม่ได้สร้างเอกสารตั้งหนี้

   • (3) Nothing to Bill = ยังไม่ได้มีการทำ Receipt (ยังไม่ถึงงวดจ่าย)

5. นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสอบสถานะแบบทั้งเอกสารได้ ตามด้านล่าง

   • Menu: Purchase > Orders > Purchase Orders