กระบวนการแก้ไขเอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order

เอกสารคำสั่งซื้อ (Purchase Order)

พนักงานฝ่ายจัดซื้อสามารถเข้าถึงเอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order (PO) เพื่อดำเนินการต่างๆ ได้ตามวิธีด้านล่าง

Menu: Purchase > Orders > Purchase Orders

ระบบจะแสดงเอกสารคำสั่งซื้อทั้งหมดขึ้นมา ตามด้านล่าง สามารถค้นหาเลขที่เอกสารได้ในช่อง search
สามารถจัดกลุ่มของเอกสารตามหมวดหมู่ต่างๆโดยใช้ group by เช่น จัดกลุ่มตาม PO Status
สามารถกรองให้ระบบแสดงเฉพาะเอกสารที่ต้องการขึ้นมาโดยใช้ filter เช่น กรองให้แสดงเฉพาะเอกสาร PO ที่รับของแล้วรอการตั้งหนี้

การ Unlock และ Lock เอกสาร Purchase Order

สำหรับกรณีที่ต้องการปลดล็อคเอกสารเพื่อให้พนักงานจัดซื้อเข้ามาแก้ไขข้อมูลบน PO หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว โดยสามารถดำเนินการได้ตามวิธีด้านล่าง

เข้าไปในเอกสาร PO ที่ต้องการ Unlock เพื่อให้พนักงานจัดซื้อเข้ามาแก้ไขเอกสาร แล้วกดปุ่ม Unlock
เอกสารจะเปลี่ยนสถานะจาก Locked เป็น Purchase Order และพนักงานจัดซื้อจะสามารถเข้ามาแก้ไขข้อมูลได้ตามด้านล่าง
- (1) Vendor Reference: สามารถแก้ไข/เพิ่มเติมหมายเลขเอกสารอ้างอิง Vendor ได้
- (2) Receipt Date: สามารถปรับเปลี่ยนวันที่คาดว่าจะได้รับสินค้าได้
- (3) Description: สามารถแก้ไข Description ได้
- (4) Analytic Account: สามารถแก้ไข Project ได้
- (5) Analytic Tags: สามารถแก้ไข Product Line และ BOI ได้
- (6) Quantity: สามารถแก้ไขจำนวนสินค้าที่ต้องการรับเข้าคลังได้
- (7) Unit price: สามารถแก้ไขราคาต่อหน่วยได้
- (8) Discount: สามารถแก้ไขข้อมูลส่วนลด % ได้
- (9) Taxes: สามารถแก้ไขข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มได้
- (10) Add a Product: สามารถเพิ่ม Product ได้ แต่จะไม่สามารถลบ product ที่มีอยู่แล้วได้
หากทำการลบ product ที่มีอยู่แล้วบน PO ระบบจะแสดงแจ้งเตือนตามด้านล่าง
ทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร PO ระบบจะเก็บประวัติการแก้ไขพร้อมรายละเอียดและชื่อ User ที่ทำการแก้ไขข้อมูลไว้ที่บริเวณ Log ด้านล่างของเอกสารเสมอ

การยกเลิกเอกสารคำสั่งซื้อ Purchase Order

ในกรณีที่ต้องการยกเลิกเอกสารคำสั่งซื้อหลังจากยืนยันเอกสารคำสั่งซื้อ (Confirm) ไปแล้ว

Info

สามารถยกเลิกเอกสาร PO ได้ต่อเมื่อเอกสาร PO ใบดังกล่าว ยังไม่มีการรับของ ถ้ารับของไปแล้วจะไม่สามารถยกเลิกเอกสาร PO ใบนั้นได้อีก

เข้าไปที่เอกสารคำสั่งซื้อ (PO) ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล โดยเอกสาร PO ดังกล่าวต้องอยู่ในสถานะ Nothing to Bill (ยังไม่ได้รับของ)
สามารถปลดล็อคเอกสารคำสั่งซื้อโดยการกดปุ่ม Unlock
VP กดปุ่ม Cancel เอกสาร PO ระบบจะขึ้นหน้าต่างให้ใส่เหตุผลในการยกเลิก

การแก้ไขข้อมูลบน Purchase Order ใบเดิม

หลังจากยกเลิกเอกสาร PO แล้วสามารถแก้ไขข้อมูลบนเอกสาร PO ใบเดิมได้ โดยการ Set to draft

สำหรับกรณีที่ต้องการแก้ไขข้อมูลอื่นๆ นอกเหนือจากที่ระบบอนุญาตให้แก้ไขได้ตอน Unlock เอกสาร และต้องการแก้ไขบนเลขเอกสาร PO ใบเดิม เช่น

- (1) กรณีที่เลือก Vendor ผิด
- (2) กรณีที่ต้องการแก้ไข Currency
- (3) กรณีที่ต้องการแก้ไขหรือเปลี่ยน product ที่สั่งซื้อ
- (4) โดยมีความจำเป็นที่ต้องการใช้หมายเลข PO ใบเดิม
- (5) ต้องไม่เคยทำการรับของ

เอกสาร PO จะอยู่ในสถานะ Cancelled และระบบจะแสดงปุ่ม Set to Draft
VP หรือ Purchase Manager กดปุ่ม Set to Draft แล้วให้ purchase staff เข้ามาแก้ไขเอกสาร โดยสามารถแก้ไขข้อมูลได้ทั้งหมด
VP หรือ Purchase Manager เข้ามาตรวจสอบแล้วกดปุ่ม Confirm Order เพื่อให้เอกสารที่ถูกแก้ไขแล้วเปลี่ยนสถานะเป็น Purchase Order

Note

เอกสาร PO ที่ถูก Set to Draft จะ Auto-Skip flow WAMs approve โดยขั้นการอนุมัติจะเหลือแค่ Purchase Manager หรือ VP ที่มีอำนาจเข้ามาตรวจสอบและอนุมัติเอกสารเท่านั้น และจะไม่วิ่งเข้า flow WAMs เหมือนกับ flow ตามปกติ

การ Duplicate เอกสาร Purchase Order

Info

สามารถ Duplicate ได้แม้เอกสาร PO ใบนั้นจะรับของไปแล้ว
สำหรับกรณีที่ต้องการเปลี่ยน vendor ที่ต้องการสั่งซื้อใน PO Line บางบรรทัด เนื่องจาก Vendor แจ้งมาทีหลังว่าสินค้าไม่พอหลังจากที่ยืนยันคำสั่งซื้อไปแล้ว
สิทธิในการ Duplicate เป็นของ Vice President เท่านั้น
หากไม่ใช่ Role ของ Vice President กดปุ่ม Duplicate ระบบจะแสดงแจ้งเตือน error ตามด้านล่าง

ขั้นตอนการทำงานจากภาพด้านบน

(1) PO1 สั่งของ 5 ชิ้น รับของมาแล้ว 3 ชิ้น vendor แจ้งมาว่าของไม่พอขายอีก 2 ชิ้น พนักงานขายจึงต้องไปทำการ cancel ใบรับของ back order อีก 2 ชิ้นทิ้ง
(2) Vice President กดปุ่ม Duplicate PO1 ระบบจะสร้าง RFQ3 และไป cancelled RFQ1 ของ PO1 ใบที่ถูก Duplicate
- เหตุผลที่ระบบต้อง cancel เพื่อให้ RFQ3 สามารถกด submit to manager ได้ เนื่องจากว่าระบบจะเช็ค quantity RFQ ต้องไม่เกิน PR จังหวะที่ submit to manager
(3) RFQ3 จะมีจำนวน 5 ตาม PO1 พนักงานจัดซื้อทำการลบบรรทัดที่ไม่ต้องการสั่งซื้อใหม่ทิ้งให้เหลือแต่สินค้าและจำนวนที่ต้องการสั่งซื้อกับ vendor เจ้าใหม่ (ตามตัวอย่างเหลือ 2 ชิ้น)
(4) เลือก Vendor ที่ต้องการสั่งซื้อและกรอกข้อมูลอื่นๆให้ถูกต้องครบถ้วน
(5) ส่งอนุมัติผ่าน Purchase Manager และ Vice President ตาม flow ปกติ
(6) หลังจาก VP อนุมัติ เอกสารจะกลายเป็น Purchase Order และ Skip WAMs ให้

การทำงานบนระบบ Odoo สามารถดำเนินการได้ตามด้านล่าง

เข้าไปที่เอกสารคำสั่งซื้อ (PO) ที่ต้องการ Duplicate
ยกเลิกใบรับของรายการที่ไม่ต้องการรับแล้ว โดยการกดปุ่ม cancel
กลับมาที่เอกสาร PO ใบที่ต้องการ duplicate แล้ว Vice President ของฝ่ายจัดซื้อทำการกดปุ่ม Duplicate
ระบบจะสร้างข้อมูลเอกสาร RfQ ใบใหม่ โดยดึงข้อมูลมาจาก PO ใบที่ถูก Duplicate VP ทำการแจ้งให้พนักงานฝ่ายจัดซื้อ (Purchase User) ให้เข้ามาแก้ไขข้อมูลให้เรียบร้อย
ทำการลบบรรทัด item ที่ไม่ต้องการจัดซื้อใหม่ออก ให้เหลือเฉพาะ item และจำนวนที่ต้องการจัดซื้อใหม่
ทำการเปลี่ยน vendor และแก้ไขข้อมูลต่างๆให้ครบถ้วน
พนักงานจัดซื้อกดปุ่ม Submit to Manager เพื่อเข้า flow การอนุมัติผ่าน Purchase Manager และ Vice President ตามปกติ หลังจากนั้นระบบจะ auto Skip WAMs flow ให้โดยอัตโนมัติ และ convert เอกสารเป็น Purchase Order

End.