การสร้างใบเสนอราคา (Quotation)

วิธีการสร้างใบเสนอราคาสามารถดำเนินการได้ ดังนี้

Menu :: Sales > Order > Quotations

1. กดปุ่ม Create เพื่อสร้างใบเสนอราคา (Quotation)

   

2. ระบบจะนำไปสู่หน้าต่างให้กรอกข้อมูลส่วน header เพื่อสร้างใบเสนอราคา (Quotation) ดังนี้

   • Customer: เลือกรายชื่อลูกค้าระบบจะดึงข้อมูลที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้ามาแสดงให้อัตโนมัติ
   • Contact Person: เลือกรายชื่อผู้ติดต่อของลูกค้าที่ต้องการให้ออกในใบเสนอราคา (ถ้ามี)
   • Expiration: เลือกวันที่สิ้นสุดของการยืนราคาในใบเสนอราคา
   • Pricelist: เลือกราคาขายของสินค้าที่มีการกำหนดไว้ให้ลูกค้า
   • Payment Terms: เลือกเงื่อนไขระยะเวลาการชำระเงิน หากมีการตั้งค่าไว้ ระบบจะถึงข้อมูลมาให้อัตโนมัติ
   • Branch: เลือกสาขาที่ต้องการออกที่อยู่ใบเสนอราคา
     • 00000 สำนักงานใหญ่
     • 00001 สาขาเขาดิน
     • 00002 สาขาบ้านโพธิ์

   

   ที่แท็บ Order Lines

   • Add a product: กดเพื่อเพิ่มบรรทัดรายการที่ต้องการขาย
   • Add a section: กดเพื่อเพิ่มส่วนคั่นรายการขาย
   • Add a note: กดเพื่อเพิ่มหมายเหตุประกอบสินค้าที่ขาย
   • Terms and conditions: สำหรับเงื่อนไขและหมายเหตุเพิ่มเติม

   

3. กดปุ่ม Add a product เพื่อเพิ่มข้อมูลสินค้า กรอกข้อมูลดังนี้

   • Product: เลือกสินค้าหรือบริการที่ต้องการขาย
   • กดลูกศร dropdown เพื่อเลือกรายการที่ต้องการขาย
   • เมื่อกดปุ่ม Search More.. จะสามารถเลือกดูรายการ Products นอกเหนือจากที่ระบบแสดงผลขึ้นมาได้ รวมถึงจำนวนสินค้าคงเหลือที่มีอยู่ ณ ปัจจุบัน (Quantity On Hand)
   • Description ระบบดึงรายละเอียดสินค้ามาให้เบื้องต้น สามารถกดที่ช่องเพื่อแก้ไขข้อมูลได้
   • Analytic Tags: เลือก Financial Dimension ของ Product
     • Product Line
     • BOI
     • Company
   • Quantity กรอกจำนวนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการขาย
   • UoM หน่วยนับของสินค้า
   • Unit Price กรอกราคาต่อหน่วย
   • Taxes ระบบดึงค่ามาให้อัตโนมัติ (ถ้ามี) สามารถเปลี่ยนแปลงได้
   • Discount (Fixed) กรอกส่วนลดของรายการนั้น ในรูปแบบจำนวน (ถ้ามี)
   • Disc.% กรอกส่วนลดของรายการนั้น ในรูปแบบเปอร์เซ็นต์ (ถ้ามี)
   • Subtotal แสดงราคาสินค้ารวมทั้งหมด

   กรณีการสร้างใบเสนอราคาของ Mine Mobility Corporation Co.,Ltd. สามารถเพิ่มข้อมูลรายละเอียดสินค้า กรอกข้อมูลดังนี้ - Brand: แบรนด์ - Year: ปี - Battery: แบตเตอรี่ - Maximum 30 Min. Power (kW) - MTR (kW) - Motor Brand - Total Dimension (CBM) - Total N.W. (KG) - Total G.W. (KG)

   

   กรณีสินค้าที่เลือก เป็นประเภท Storable (นับสต็อค) สามารถตรวจสอบจำนวนสินค้าคงเหลือในสต็อค โดยดูที่ไอคอนรูปกราฟด้านข้างคอลัมน์ Quantity - ไอคอนเป็น สีม่วง หมายความว่า มีของในสต็อค เพียงพอ
   - ไอคอนเป็น สีแดง หมายความว่า มีของในสต็อค ไม่เพียงพอ

   

   Note

   กรณีต้องการกรอกส่วนลดของทั้งใบเสนอราคา ให้กดปุ่ม Add a product และเลือก Product เป็น Discount (Fixed) ที่ช่อง Unit กรอกจำนวนส่วนลด เป็นค่าติดลบ (-)

   

4. กรอกข้อมูลใน Tab Other Info

   • (1) Salesperson: เลือกพนักงานขายที่รับผิดชอบ
   • (2) Sales Team: เลือกทีมขายที่รับผิดชอบ (ถ้ามี)
   • (3) Customer Reference: ใส่ข้อมูลเลขที่อ้างอิงเอกสารของลูกค้า (ถ้ามี)
   • (4) Analytic Account: เลือก Financial Dimension ของ product
   • (5) Delivery Date: เลือกวันที่จัดส่งสินค้า

   

5. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม save เพื่อบันทึกข้อมูล หรือกด discard หากไม่ต้องการบันทึกข้อมูล

   

6. หากต้องการแนบเอกสารเพิ่มเติมสามารถกดที่ปุ่มคลิปหนีบกระดาษด้านล่าง แล้วกด Add attachments เพื่อแนบไฟล์ได้ โดยระบบไม่ได้จำกัดขนาดและจำนวนไฟล์แนบ

   

7. หลังจากบันทึกข้อมูลระบบจะแสดงปุ่มตามด้านล่าง

   • (1) New Revision of Quotation: กดเมื่อต้องการ revision เลขที่เอกสารใบเสนอราคาใหม่
   • (2) Request Validation: กดเมื่อต้องการส่งเอกสารใบเสนอราคาไปให้ผู้จัดการฝ่ายขายพิจารณาอนุมัติ

   

8. หลังจากกดปุ่ม Request Validation ระบบจะแสดงแถบคาดเหลืองเป็นการบอกว่าเอกสารกำลังรอการอนุมัติ รวมไปถึงด้านล่างระบบจะแสดง tab Review ที่บ่งบอกว่าเอกสารยังรอการอนุมัติจากใคร

   

9. หลังจากใบเสนอราคาได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขาย แถบสีเหลืองจะเปลี่ยนเป็นสีเขียวและบริเวณ tab Review จะแสดงว่าเอกสารผ่านการอนุมัติแล้วรวมถึงแสดงคอมเม้นในกรณีที่ผู้อนุมัติใส่มา

   

Note

สามารถดาวน์โหลดใบเสนอราคาในรูปแบบ PDF file ได้ที่ปุ่ม Print > Quotation/Order

End.

---