การส่งสินค้าออกจากคลัง (Stock Out)

การส่งสินค้าออกจากคลัง

เมื่อพนักงานขายต้องการส่งสินค้าออกจากคลังสินค้าไปให้ลูกค้า สามารถดำเนินการได้ 2 แบบ ดังนี้

(1) กดส่งของผ่าน smart button ในหน้า Sales Order
(2) การส่งของโดยการเข้าไปที่เมนู Inventory

วิธีส่งของผ่าน smart button รูปรถในหน้า Sales Orders

Menu :: Sales > Orders > Sales Orders

ในหน้าต่าง Overview หัวข้อ Sales Orders พนักงานขายสามารถดูได้ว่ามี SO ใบไหนบ้างที่ยังไม่ได้ส่งสินค้า ซึ่งจะมีสถานะ Invoice Status เป็น Nothing to Invoice (ถ้าส่งสินค้าแล้วรอวางบิลจะเป็น status To Invoice) โดยสามารถกดเข้าไปเพื่อดำเนินการได้
เมื่อเข้าไปในเอกสารระบบจะแสดงปุ่ม smart button รูปรถเขียนว่า Delivery เมื่อกดเข้าไประบบจะพาไปยังหน้าต่างส่งของของเมนู Inventory ซึ่งวิธีการส่งของจะเหมือนกันวิธีการส่งของโดยการเข้าไปที่เมนู Inventory ตามด้านล่าง

วิธีส่งของโดยการเข้าไปที่เมนู Inventory

Menu :: Inventory > Overview > Delivery Orders

ในหน้าต่าง Overview หัวข้อ Delivery Orders พนักงานขายสามารถดูได้ว่ามีกี่รายการที่ต้องเข้าไปกดส่งสินค้าจากตรง xx to Process โดยสามารถกดเข้าไปดำเนินการได้
- (1) Waiting: รอดำเนินการ เช่น รายการที่ยังไม่มีของพร้อมส่ง หรือสำหรับรายการ Return หรือ Transfer
- (2) Late: รายการที่ล่าช้า
- (3) Back Orders: รายการที่ยังส่งไม่หมดและจะทำการจัดส่งภายหลัง
เมื่อกดเข้าไปแล้วระบบจะแสดงรายการทั้งหมดที่รอการส่งสินค้า
สามารถเลือกเอกสารที่ต้องการกดส่งสินค้า โดยพิมพ์ เลขที่เอกสาร (SO number) จากช่อง search ในหน้าต่างด้านล่าง
เมื่อกดแล้วระบบจะแสดงหน้าต่างของเอกสารส่งของ โดยสามารถกดปุ่ม Edit เพื่อกรอกข้อมูลด้านล่าง
- ข้อมูลส่วน Header
  - (1) Delivery Address: แสดงชื่อลูกค้าที่ต้องจัดส่ง
  - (2) Source Location: สินค้าที่จัดส่งจะถูกดึงมาจาก Location ไหน
  - (3) Sale Lot Number: เลือกเลข lot ของรถที่ต้องการจัดส่งเพื่อให้ระบบดึงข้อมูลของ VIN number/Serial number มาให้ (รวมถึง Job no. และ Motor no. ซึ่งจะไปแสดงข้อมูลอยู่บนฟอร์มเอกสาร)
  ในส่วนของ Sale Lots
  
  เมื่อกดปุ่ม Search More ระบบจะ filter มาให้เฉพาะสินค้าที่ยังไม่ได้ขายออกไปหรือยังมีอยู่ใน stock โดยสามารถ group by product เพื่อดูข้อมูลให้สะดวกขึ้นได้ ตามด้านล่าง
  - (4) Created Date: วันที่สร้างเอกสาร
  - (5) Scheduled Date: วันที่ส่งของ
  - (6) Deadline Date: Deadline ของวันที่ส่งของ
  - (7) Source Document: แสดงเลขที่เอกสารใบคำสั่งขาย (Sales Order)
  - (8) Product Availability: สถานะของสินค้าว่าพร้อมส่งตามจำนวนคำสั่งซื้อหรือไม่
  - (9) Not Available: สินค้าไม่พร้อมส่งตามจำนวนคำสั่งซื้อ
  - (10) Available: สินค้าพร้อมส่งตามจำนวนคำสั่งซื้อ
- tab Operations
  - (1) Product: แสดงชื่อสินค้าที่ต้องส่ง
  - (2) Analytic Account: Financial Dimension (project) ระบบจะส่งข้อมูลมาให้ หากมีการกรอกที่หน้าต่าง Sales Order
  - (3) Analytic Tags: Financial Dimension (product line และ BOI) ระบบจะส่งข้อมูลมาให้ หากมีการกรอกที่หน้าต่าง Sales Order
  - (4) From: location ที่สินค้าถูกดึงมาจัดส่ง
  - (5) Lot/Serial Number: สามารถเลือก Serial Number ของสินค้าที่ต้องการจัดส่ง หรือในกรณีของการขายรถ ระบบจะเลือก Serial No. ของสินค้าตาม Sale Lot Number ที่เลือกเอาไว้บน header
  - (6) Demand: แสดงจำนวนสินค้าที่ต้องส่ง
  - (7) Reserved: แสดงสามารถ reserve สินค้าที่มีพร้อมส่งตามคำสั่งซื้อหรือไม่
  - (8) Not Available: สินค้าไม่พร้อมส่งตามจำนวนคำสั่งซื้อ
  - (9) Available: สินค้าพร้อมส่งตามจำนวนคำสั่งซื้อ
  - (10) Done: แสดงจำนวนสินค้าที่ต้องการจัดส่งและตัดออกจากคลังสินค้า (โดยสามารถแก้ไขจำนวนได้ที่ Detailed Operation)
  - (11) กดปุ่มขีดสามขีดขวามือสุดเพื่อให้ระบบแสดงหน้าต่าง Detailed Operation
- tab Detail Operation
  - (1) กด Add a line เพื่อให้ระบบดึงข้อมูลสินค้าจากใน Sales Order มาให้
  - (2) ในกรณีของการขายรถที่เลือก Sale Lot Number ระบบจะดึงข้อมูลมาให้อัตโนมัติ
  - (3) สามารถกรอกข้อมูลจำนวนที่ต้องการจัดส่งสินค้าในช่อง Done
  - (4) เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยให้กดปุ่ม Confirm
- tab Additional Info
  - (1) Responsible: เลือกรายชื่อผู้ทำการตัดของออกจากคลังสินค้า
จากนั้นกด Save เพื่อบันทึกข้อมูล
ซึ่งในขั้นตอนนี้สถานะของเอกสารจะแสดงเป็น Ready
เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้วกดปุ่ม Validate เพื่อยืนยันการส่งสินค้าให้ลูกค้า
- หากกดปุ่ม Validate โดยที่ยังไม่ได้ใส่ข้อมูลจำนวนสินค้าที่จะส่งตรงคอลัมน์ Done ระบบจะแสดงหน้าต่างด้านล่างเพื่อให้ผู้ใช้งานยืนยันว่าจะทำการส่งสินค้าทั้งหมดตามจำนวนในคำสั่งขาย ใช่หรือไม่
- ถ้าใช่กดปุ่ม Apply ถ้าไม่ใช่กดปุ่ม Cancel แล้วใส่ข้อมูลจำนวนสินค้าที่ต้องการส่งตรงคอลัมน์ Done
หลังยืนยันการส่งสินค้าให้ลูกค้าแล้ว สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Done

การสร้าง Backorder

กรณีส่งสินค้าไม่ครบตามจำนวนที่อยู่ในคำสั่งขาย (Sales Order)

ถ้าจำนวนสินค้าที่ส่งให้ลูกค้ามีน้อยกว่าจำนวนสินค้าที่เปิดคำสั่งขายไป ระบบจะแสดงหน้าต่างด้านล่างขึ้นมา

กด Create Backorder ในกรณีที่ต้องการส่งสินค้าที่ขาดไปให้ลูกค้าตามไปทีหลัง
กด No Backorder ในกรณีที่จะส่งสินค้าตามจำนวนเท่านี้ ไม่ต้องการส่งสินค้าที่ขาดตามไปทีหลัง
ถ้ากดปุ่ม Create Backorder ในหน้าต่าง Sales orders บริเวณไอคอนรูปรถ (Delivery) จะแสดงตัวเลขเพิ่มขึ้นเป็น 2
เมื่อกดเข้าไปที่ไอคอนรูปรถ จะเห็นเอกสารใบส่งของสำหรับ Backorder เพิ่มขึ้นมา สามารถกดเข้าไปในเอกสารเพื่อดำเนินการส่งของที่ขาดให้กับลูกค้าได้

การตรวจสอบจำนวนคงเหลือของ Inventory ที่อยู่ในคลังสินค้า

เมื่อต้องการตรวจสอบจำนวนคงเหลือของ Inventory ที่อยู่ในคลังสินค้า สามารถดำเนินการได้ตามวิธีการด้านล่าง

Menu :: Inventory > Products > Products

ค้นหาชื่อสินค้าที่ต้องการตรวจสอบจำนวนคงเหลือ ตรงช่อง Search
กดเข้าไปในสินค้าที่ต้องการตรวจสอบจำนวนคงเหลือ
ระบบจะแสดงหน้าต่างตามด้านล่าง สามารถตรวจสอบจำนวนคงเหลือได้จาก smart button On Hand
เมื่อกดเข้าไปใน smart button On Hand ระบบจะแสดงจำนวนสินค้าคงเหลือที่ถูกเก็บอยู่ในแต่ละ Location

นอกจากนี้ยังสามารถดูผ่าน Inventory Report ได้ตามวิธีการด้านล่าง

Menu :: Inventory > Reporting > Inventory Report

ระบบจะแสดงรายงานสรุปจำนวนและมูลค่าของสินค้าคงเหลือทั้งหมด
สามารถ search หาชื่อ product ที่ต้องการตรวจสอบได้
โดยสามารถ drop down แต่ละ product ลงมาเพื่อดูข้อมูลจำนวนและมูลค่าคงเหลือแยกราย location และราย Serial Number (ถ้ามี)

การรับคืนสินค้า (Return)

เมื่อต้องการรับคืนสินค้ากลับเข้าคลังหลังจากที่ทำการจัดส่งไปแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามวิธีการด้านล่าง

เข้าไปในเอกสาร Sales Order ที่ต้องการับคืนสินค้า แล้วกดปุ่ม Smart Button รูปรถส่งของ Delivery
เลือกรายการส่งของที่ต้องการทำรับคืนสินค้า
กดปุ่ม Return
ระบบจะแสดงหน้าต่างตามด้านล่าง
- (1) Quantity: ให้กรอกจำนวนที่ต้องการรับคืนสินค้า
- (2) Invoicing: ให้เลือกว่าจะออก Credit Note ลดหนี้จากการคืนสินค้าหรือไม่
  - ถ้าต้องการออกให้เลือก To be refunded/Invoiced
  - ถ้าไม่ต้องการออกให้เลือก No Invoicing
กดปุ่มรูปขีดด้านขวา
ระบบจะแสดงหน้าต่างตามด้านล่างเพื่อให้แก้ไขจำนวนที่ต้องการคืนสินค้าในช่อง Done เมื่อเรียบร้อยแล้วกดปุ่ม Confirm
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Validate
หากกดปุ่ม Validate โดยที่ยังไม่ได้ใส่ข้อมูลจำนวนสินค้าที่จะรับคืนตรงคอลัมน์ Done ระบบจะแสดงหน้าต่างด้านล่างเพื่อให้ผู้ใช้งานยืนยันว่าจะทำการส่งสินค้าทั้งหมดตามจำนวนในคำสั่งขาย ใช่หรือไม่
- ถ้าใช่กดปุ่ม Apply ถ้าไม่ใช่กดปุ่ม Cancel แล้วใส่ข้อมูลจำนวนสินค้าที่ต้องการส่งตรงคอลัมน์ Done
ถ้าเลือก To be refunded/ Invoiced ระบบจะแสดงปุ่มให้กด Create Invoice
เลือก Journal ที่ต้องการบันทึก Invoice ลดหนี้ แล้วกดปุ่ม Create
ระบบจะสร้าง Invoice ที่เป็นเอกสาร Draft สามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล จากนั้นกด Confirm เพื่อยืนยันการบันทึกลดหนี้

ในกรณีการลดหนี้จากการ Return

ถ้าต้องการให้เหตุผลการลดหนี้ไปแสดงบนฟอร์ม credit note สามารถกรอกที่ tab Other info ในช่อง Customer Reference ได้

End.