การบันทึกบัญชีตั้งหนี้ลูกหนี้

เมื่อพนักงานขายต้องการบันทึกตั้งลูกหนี้และวางบิลให้ลูกค้า (ออก Customer Invoices) สามารถดำเนินการได้ดังนี้

Menu: Sales > Orders > Orders

1. ค้นหาเอกสารและเลือกรายการที่ต้องการบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้

   • (1) เอกสารคำสั่งซื้อที่ส่งของให้ลูกค้าแล้วรอบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้จะอยู่ใน state To Invoice
   • (2) เอกสารคำสั่งซื้อที่บันทึกบัญชีและวางบิลลูกค้าเรียบร้อยแล้วจะอยู่ใน state Fully Invoiced
   • (3) เอกสารที่ยังไม่ได้ส่งของให้ลูกค้าจะอยู่ใน state Nothing to Invoice

   

2. กดเข้าไปในเอกสารที่อยู่ใน state To Invoice แล้วกดปุ่ม Create Invoice

   

3. ระบบจะแสดงหน้าต่างให้เลือกวิธีการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า (Customer Invoice)

   • (1) Regular invoice: ออกใบแจ้งหนี้ทั้งจำนวน
   • (2) Down Payment (percentage): ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินบางส่วน โดยคำนวณตาม %
   • (3) Down Payment (fixed amount): ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินบางส่วน โดยกรอกจำนวนที่ต้องการ
   • (4) Create and View Invoice เพื่อสร้างเอกสาร Customer Invoice ฉบับร่างและเรียกดูหน้าเอกสาร

   

4. หลังจากสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ (Customer Invoices) แล้วกลับมาที่เอกสาร Sales Orders บริเวณ Smart Button จะแสดงสัญลักษณ์ของ Invoice ขึ้นมา ซึ่งสามารถกดเพื่อเข้าไปดูเอกสารใบแจ้งหนี้จากช่องทางนี้ได้

   

5. เมื่อเข้าไปที่หน้าเอกสาร Customer Invoice เอกสารจะอยู่ใน state Draft กดปุ่ม Edit

   • ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล เพื่อออกใบแจ้งหนี้และบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้

     • (1) Customer: ชื่อลูกค้า
     • (2) Payment Reference: สำหรับใส่หมายเลขอ้างอิงการชำระเงิน
     • (3) Invoice Date: เลือกวันที่ออกใบวางบิลลูกค้า
     • (4) Due Date: วันครบกำหนดชำระเงิน
     • (5) Journal: เลือก Jornal ที่ต้องการบันทึกบัญชี
     • (6) Branch: สาขา

   • Tab Invoice Lines

     • (1) Account: บัญชีที่ใช้บันทึกบัญชี
     • (2) Analytic Account: Financial Dimension (Project)
     • (3) Analytic Tags: Financial Dimension (Product Line และ BOI)
     • (4) Price: ราคาต่อหน่วย
     • (5) Discount: ส่วนลด
     • (6) Taxes: ภาษีมูลค่าเพิ่ม
     • (7) WHT: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
     • (8) Untaxed Amount: ยอดเงินก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม
     • (9) VAT 7%: ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม
     • (10) Total: ยอดรวมทั้งหมด

   

   • Tab Other Info
     • (1) Customer Reference: สามารถใส่หมายเลขเอกสารอ้างอิงของลูกค้าได้

   

6. กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลและตรวจสอบอีกครั้ง

   

7. กดปุ่ม Confirm เพื่อยืนยันการบันทึกบัญชี state ของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Posted

   

8. ตรวจสอบข้อมูลการบันทึกบัญชีที่ Tab Journal items

   

9. สามารถเลือกพิมพ์เอกสารที่ต้องการได้ที่เมนู Print ด้านล่าง

   

---

กรณีมีการจ่ายเงินมัดจำสินค้า (Down Payment)

เมื่อมีการตกลงกันให้ลูกค้าจ่ายเงินมัดจำบางส่วนก่อนจัดส่งสินค้า พนักงานขายจะต้องดำเนินการตามวิธีด้านล่าง

1. เข้าไปที่เอกสาร Sales Order ที่มีการวางเงินมัดจำก่อนจัดส่งสินค้า แล้วกดที่ปุ่ม Create Invoice เพื่อสร้างเอกสารเงินมัดจำ

   

2. ระบบจะแสดงหน้าต่างเหมือนตอนสร้างเอกสารใบวางบิลลูกค้า เลือกกรอกช่อง Down Payment โดยสามารถเลือกกรอกได้ทั้ง 2 แบบ

   • (1) percentage: คำนวณเป็น %
   • (2) fixed amount: จำนวนเงิน
   • (3) จากนั้นกดปุ่ม Create and View Invoice

   

3. ระบบจะแสดงเอกสารบันทึกบัญชีเงินมัดจำที่อยู่ใน state Draft ตรวจสอบความถูกต้องแล้วกดบันทึกบัญชี (Confirm) จากนั้นส่งข้อมูลต่อให้ฝ่ายการเงินบันทึกรับชำระค่าเงินมัดจำเมื่อลูกค้าได้ชำระแล้ว

   

4. เมื่อกลับมาที่หน้าต่างเอกสาร Sales Order จะพบว่าที่บริเวณ Product Line จะมีบรรทัดของเงินมัดจำ (Down Payment) แสดงเพิ่มขึ้นมา

   

การบันทึกล้างเงินมัดจำ

Info

เมื่อทำการจัดส่งของบางส่วนและต้องการบันทึก ล้างเงินมัดจำบางส่วน สามารถดำเนินการได้ ตามด้านล่าง

1. เข้าไปที่เอกสาร Sales Order ที่มีการวางเงินมัดจำก่อนจัดส่งสินค้า แล้วกดที่ปุ่ม Create Invoice

   

2. ระบบจะแสดงตามด้านล่าง

   • (1) Fully Clear: ต้องการบันทึกล้างเงินมัดจำเต็มจำนวน
   • (2) Propotional Clear: ต้องการบันทึกล้างเงินมัดจำตามสัดส่วนการรับของ
   • (3) No Clear: ไม่ต้องการบันทึกล้างเงินมัดจำ
   • (4) เลือกแล้วกด Create and View Invoice

   

3. เลือกเอกสาร Invoice ที่ระบบสร้างขึ้นมาสถานะ Draft แล้วระบบจะพาไปยังหน้าต่าง ด้านล่าง จะเห็นได้ว่าระบบบันทึกล้างเงินมัดจำที่รับมาแล้วตามสัดส่วนของของที่รับเข้ามา ในกรณีด้านล่าง ขายของ 10 ชิ้น จัดส่งของไป 2 ชิ้น ระบบบันทึกตั้งลูกหนี้และทยอยล้างเงินมัดจำของสินค้า 2 ชิ้นที่จัดส่งออกไป

   

4. สามารถตรวจสอบข้อมูลการบันทึกบัญชีได้ที่ tab Journal Item และทำการ **Confirm ** เพื่อยืนยันการบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้

---

กรณีมีการลดหนี้และเพิ่มหนี้

กรณีลดหนี้ Credit Note

พนักงานขายมีวิธีการดำเนินการดังนี้

1. เข้าไปในเอกสาร Customer Invoice ที่ต้องการลดหนี้ แล้วกด Add Credit Note

   

2. ระบบจะแสดงหน้าต่างตามด้านล่าง

   • (1) Partial Refund: ลดหนี้บางส่วน
   • (2) Full Refund: ลดหนี้ั้ทั้งจำนวน
   • (3) Full Refund and new draft invoice: ลดหนี้ทั้งจำนวนและสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่
   • (4) Reason:กรอกเหตุผลในการลดหนี้
   • (5) Reversal Date:วันที่ต้องการกลับรายการ
   • (6) Use Specific Journal: Journal ที่ต้องการใช้บันทึก
   • (7) Refund Date: วันที่ต้องการลดหนี้

3. ตรวจสอบข้อมูลแล้วกด Reverse

   

4. ระบบจะแสดงหน้าต่างขึ้นมา สามารถแก้ไขได้ตามด้านล่าง

   • (1) สำหรับกรณีที่เป็นการลดหนี้ของรถที่ขายออกไปที่ไม่ใช่การคืนรถ พนักงานขายจะต้องกรอกรายละเอียดเลข VIN motor และ Brand คันที่ต้องการลดหนี้ด้วยตัวเองที่ช่อง Label
   • (2) แก้ไขจำนวนเงินที่ต้องการลดหนี้ในช่อง unit price
   • (3) ลบข้อมูลในช่อง discount ออก (ถ้ามี)

   

5. ในกรณีที่มีเงินมัดจำ ทำการตรวจสอบว่าต้องการลดหนี้ในส่วนของเงินมัดจำด้วยหรือไม่ หากต้องการก็แก้ไขข้อมูลตรง unit price แต่ถ้าข้อมูลเงินมัดจำถูกต้องอยู่แล้วก็ สามารถกดปุ่มรูปถังขยะด้านขวาเพื่อลบบรรทัดเงินมัดจำออกได้

   

   Note

   กรณีลดหนี้ในเอกสาร customer invoice ที่มีการบันทึก ภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT

6. ในกรณีที่มี VAT จะต้องทำการแก้ไขข้อมูล VAT ใน tab Tax Invoice เนื่องจากระบบจะดึงข้อมูลมาจาก customer invoice ที่มีการบันทึก VAT เอาไว้ จะไม่ได้ update เปลี่ยนตามการแก้ไขข้อมูลในหน้า credit note พนักงานขายจะต้องมาแก้ไขข้อมูลด้วยตัวเอง ตามวิธีดังนี้

   • (1) เมื่อมีการกรอกข้อมูลที่ต้องการลดหนี้ ระบบจะแสดงข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องถูกลดลง

   

   • (2) เมื่อมาที่ tab Tax Invoice ระบบจะแสดงข้อมูล VAT ตามที่บันทึกตอน ตั้งลูกหนี้ (Customer Invoice) ซึ่งไม่ update ตาม credit note

   

   • (3) ต้องแก้ไขข้อมูล Tax Base และ Tax Amount ให้ถูกต้องตามภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องบันทึกลดลงตาม credit note

   

7. ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดแล้วกด Confirm

8. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Credit Note และสามารถกด Add Outstanding Debit เพื่อให้ระบบหักหนี้จากยอดหนี้ที่บันทึกบัญชีใน customer invoice ตอนแรกได้

   

9. เมื่อกดแล้วกลับมาดูที่เอกสาร Customer Invoices ใบแรก ระบบจะแสดงแถบคาด partial เป็นการแสดงว่า Invoice ใบนี้มีการล้างหนี้ออกไปแล้วบางส่วน

   

กรณีเพิ่มหนี้ Dedit Note

พนักงานขายมีวิธีการดำเนินการดังนี้

1. เข้าไปในเอกสาร Customer Invoice ที่ต้องการเพิ่มหนี้ แล้วกด Add Dedit Note

   

2. ระบบจะแสดงหน้าต่างตามด้านล่าง

   • (1) Use Specific Journal: เลือก Journal ที่ต้องการบันทึกเพิ่มหนี้
   • (2) Copy Lines: ใส่เครื่องหมายถูกเพื่อให้ระบบดึงข้อมูลใน Line ของ Customer Invoice มาด้วย
   • (3) Debit Note Date: วันที่ต้องการเพิ่มหนี้
   • (4) Reason:กรอกเหตุผลในการเพิ่มหนี้
   • (5) ตรวจสอบข้อมูลแล้วกด Create Debit Note

   

3. ระบบจะสร้างเอกสารตั้งหนี้เพิ่มให้ แก้ไขและตรวจสอบข้อมูลจากนั้นกด Confirm เพื่อยืนยันการตั้งหนี้เพิ่ม

4. ระบบจะแสดงหน้าต่างขึ้นมา สามารถแก้ไขได้ตามด้านล่าง

   • (1) สำหรับกรณีที่เป็นการเพิ่มหนี้ของรถที่ขายออกไปที่ไม่ใช่การคืนรถ พนักงานขายจะต้องกรอกรายละเอียดเลข VIN motor และ Brand คันที่ต้องการลดหนี้ด้วยตัวเองที่ช่อง Label
   • (2) แก้ไขจำนวนเงินที่ต้องการลดหนี้ในช่อง unit price
   • (3) ลบข้อมูลในช่อง discount ออก (ถ้ามี)

   

5. ในกรณีที่มีเงินมัดจำ ทำการตรวจสอบว่าต้องการเพิ่มหนี้ในส่วนของเงินมัดจำด้วยหรือไม่ หากต้องการก็แก้ไขข้อมูลตรง unit price แต่ถ้าข้อมูลเงินมัดจำถูกต้องอยู่แล้วก็ สามารถกดปุ่มรูปถังขยะด้านขวาเพื่อลบบรรทัดเงินมัดจำออกได้

   

   Note

   กรณีเพิ่มหนี้ในเอกสาร customer invoice ที่มีการบันทึก ภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT

6. ในกรณีที่มี VAT จะต้องทำการแก้ไขข้อมูล VAT ใน tab Tax Invoice เนื่องจากระบบจะดึงข้อมูลมาจาก customer invoice ที่มีการบันทึก VAT เอาไว้ จะไม่ได้ update เปลี่ยนตามการแก้ไขข้อมูลในหน้า debit note พนักงานขายจะต้องมาแก้ไขข้อมูลด้วยตัวเอง ตามวิธีดังนี้

   • (1) เมื่อมีการกรอกข้อมูลที่ต้องการเพิ่มหนี้ ระบบจะแสดงข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องถูกเพิ่มขึ้น

   

   • (2) เมื่อมาที่ tab Tax Invoice ระบบจะแสดงข้อมูล VAT ตามที่บันทึกตอน ตั้งลูกหนี้ (Customer Invoice) ซึ่งไม่ update ตาม dedit note

   

   • (3) ต้องแก้ไขข้อมูล Tax Base และ Tax Amount ให้ถูกต้องตามภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องบันทึกเพิ่มขึ้นตาม debit note

   

   

End.

---